Bestellung annehmen / ablehnen (Auftragsbestätigung anfordern)

Hinweis:

Die Funktion „Auftragsbestätigung“ wird aktuell nur bei Bestellungen aus SAP unterstützt!

Als Auftraggeber können Sie eine Auftragsbestätigung vom Lieferanten einfordern. Die Auftragsbestätigung signalisiert, dass der Lieferant die Bestellung annimmt und bearbeitet.

In SAP wird die Bestätigungsfunktion in der Bestellung auf Positionsebene, Registerreiter „Bestätigung“ verwaltet:

Wenn Sie zu einer Bestellung eine Bestätigung durch den Lieferanten wünschen, so markieren Sie auf mindestens einer Bestellposition die Option „BestätPflicht“. Die Bestellung gilt dann als bestätigungspflichtig.

Nach Eingang einer Bestellung hat nun der Lieferant die Möglichkeit, die Bestellung anzunehmen oder abzulehnen:

Hinweis:

Der Lieferant kann erst mit der Bearbeitung der Bestellung beginnen (z.B. LERF anlegen), wenn er die Bestellung angenommen hat!

Bestellung annehmen:

Klickt der Lieferant auf den Button „Annehmen“ so wird die Bestellung freigeschaltet und der Lieferant kann mit der Bearbeitung beginnen. Ein nachträgliches Ablehnen ist in diesem Fall nicht mehr möglich. Der Auftraggeber (=Prüfer) wird per E-Mail über die Auftragsbestätigung informiert. Des Weiteren wird die Annahme im Log protokolliert.

Bestellung ablehnen:

Klickt der Lieferant auf den Button „Ablehnen“, so öffnet sich ein Fenster, in dem der Lieferant einen Ablehnungsgrund eingeben muss. Der Auftraggeber wird per E-Mail über die Ablehnung informiert, der Ablehnungsgrund wird in den „Kopfdaten“ der Bestellung angezeigt:

Eine abgelehnte Bestellung bleibt für den Lieferanten zur Bearbeitung gesperrt. Solange die Bestellung noch nicht storniert wurde, kann der Lieferant jederzeit die Bestellung nachträglich noch annehmen, auch wenn er diese bereits abgelehnt hat. In diesem Fall werden die oben bereits beschriebenen Aktionen durchgeführt.

Bei Bedarf können Sie in SAP die Bestellung löschen/stornieren. Die Stornierung wird an FUTURA Engineering übermittelt und dem Lieferanten und Auftraggeber angezeigt. Der Auftraggeber kann nach Stornierung eine neue Bestellung für einen anderen Lieferanten auslösen.

In den Übersichtslisten werden die Status der Auftragsbestätigung angezeigt:

Zu Bestätigen   → die Bestellung muss noch durch den Lieferant bestätigt werden

Abgelehnt         → die Bestellung wurde abgelehnt

In Arbeit           → die Bestellung wurde angenommen und ist nun in Arbeit

Erinnerungs-E-Mail für den Lieferant:

Der Lieferant kann optional eine Erinnerungs-E-Mail erhalten, wenn er die Bestellung nicht innerhalb eines definierten Zeitraums annimmt oder ablehnt. Die Erinnerungsfunktion wird per Customizing im Betreiberzugang durch FUTURA Solutions aktiviert. Dort kann auch der Zeitraum (Bestelleingang → Erinnerung) in Tagen festgelegt werden, wann die Erinnerung erfolgen soll.