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Bestellung aus SAP ändern

Sofern die zu ändernde Bestellung aus SAP stammt, muss diese auch in SAP angepasst bzw. geändert werden. Die Übermittlung an FUTURA erfolgt in der Regel automatisch beim Speichern der Bestellung, es kann jedoch auf Grund von kundenspezifischen Anpassungen des SAP-Workflows erforderlich sein, die Übermittlung zusätzlich anzustoßen.

Bitte befragen Sie hierzu Ihren SAP-Administrator, was Sie bei der Bestelländerung in Ihrem SAP-System beachten müssen!

Nach Übermittlung der geänderten Bestellung wird der Lieferant über die Änderung per E-Mail informiert. Des Weiteren erscheint ein Meldungsfenster, sobald er die Bestellung öffnet:

Anzeige beim Lieferanten bei Bestelländerung

Sowohl bei Bestellungen mit geplanten Leistungen als bei Bestellungen mit ungeplanten Leistungen (Kontraktbestellungen) werden alle Änderungen systemseitig, d.h. von SAP und FUTURA unterstützt. Allerdings sollten bestimmte Rahmenbedingungen organisatorisch geklärt werden, insbesondere wenn Leistungserfassungen zu der Bestellung bereits vorhanden sind.

Bestelländerungen mit Änderungen an Bestell-LV oder Kontrakt-LV haben folgende Auswirkungen:

  • Geht eine Bestelländerung aus SAP ein, so wird automatisch das Bestell-LV und somit alle Leistungszeilen aktualisiert (Registerreiter Leistungsverzeichnis der Bestellung). Änderungen an Leistungszeilen werden demzufolge automatisch übernommen.

  • Wird ein Kontrakt-LV in SAP aktualisiert und wird der aktualisierte Kontrakt nach FUTURA übermittelt, so wird automatisch das Kontrakt-LV in FUTURA aktualisiert. Änderungen an Leistungszeilen werden demzufolge automatisch übernommen.

  • Bei neuen LERFs steht automatisch der aktualisierte Kontrakt dem Lieferant zur Verfügung.

  • Bei alten LERFs sind folgende Zustände möglich:

1. LERF in Arbeit / Abgelehnt:

In dem Fall, dass auch erfasste Leistungen der LERF geändert wurden, wird der Lieferant beim Laden der LERF darüber informiert. In diesem Fall muss die LERF aktualisiert werden, bevor Sie an den Prüfer gesendet werden kann.

2. LERF in Prüfung:

Eine LERF mit veralteten Leistungen kann nicht freigegeben werden, der Prüfer erhält beim Versuch eine entsprechende Meldung. Er muss nun die LERF ablehnen, damit der Lieferant die Leistungszeilen austauschen kann.

3. freigegebene LERF:

Auf freigegebene LERFs hat eine Bestelländerung keine Auswirkung und ist daher unproblematisch.

Sie können alle Änderungen in einem Bedarf vornehmen, solange keine Bestellung daraus angelegt wurde. Nach Anlage der Bestellung kann der Bedarf (Status „bestellt“) nicht mehr geändert werden. Lediglich in der Bestellung sind Änderungen möglich.

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