Release 4.9

Mit dem neuen Anfragetyp „Freies Angebot“ vereinen Sie die Vorzüge von Preisanfrage und Kostenvoranschlag. Sie können mehrere Lieferanten zur Angebotsabgabe einladen. Das Leistungsverzeichnis (LV) ist nicht vorgegeben, stattdessen kann der Lieferanten anhand der von Ihnen erlaubten Quellen das LV erstellen und ein Angebot abgeben. Als Quellen stehen LV-Import per GAEB und Excel, Erstellung von Freitextzeilen, Kontrakte und Bestellungen zur Verfügung. Zusätzlich können Sie ein eigenes LV erstellen, was von den Lieferanten ebenfalls als Quelle genutzt werden kann.

Als Einkäufer können Sie nun in Ihrer Anfrage Angebote von Lieferanten selbst und mit den bekannten Methoden per GAEB oder Excel pflegen. Verspätete oder am System vorbei eingereichte Angebote können damit in die Angebotswertung des Preisspiegels genommen werden.

Selbiges gilt auch für zusätzlich eingereichte Angebotsunterlagen, die ebenfalls dem Angebot angehängt werden können.

In der Leistungserfassung (LERF) kann die Mengenerfassung seitens Lieferanten und die Prüfung seitens Prüfers nun auch per Excel-Import erfolgen. Hierbei exportiert der Lieferant das geplante oder ungeplante Leistungsverzeichnis nach Excel, erfasst darin seine Mengen und importiert dies im Anschluss zur LERF.

Der Prüfer kann die Mengenerfassung des Dienstleisters hingegen als Excel für seine Prüfung über den gleichen Weg heranziehen und seine korrigierten Werte importieren.

In den Anfragetypen „Kostenvoranschlag“ und „Freies Angebot“ können Sie dem Lieferanten nun alle für ihn gültigen Kontrakte als Quelle für die Angebotserstellung zur Verfügung stellen. Ferner kann der Lieferant auf alle Kontraktpositionen innerhalb eines Kontrakts zugreifen. Bisher war dies nur auf einzelne Kontrakte und Positionen beschränkt.

In der Anfrage können Sie nun auch die Liste aller Angebote als PDF-Bericht exportieren.

Die Angebotsliste enthält eine Zusammenfassung der Ausschreibungsinformationen, eine Übersicht
über angefragte Lieferanten, Ablehnungsgründe sowie eingereichte Angebote.

Zu einer Bestellung, die Sie aus einer Anfrage erzeugen, können Sie nun optional die vom Lieferanten mitgesendeten Angebotsunterlagen vererben lassen. Als Option wird Ihnen auch die neue Angebotsliste als PDF angeboten und zusammen der Bestellung vererbt. Diese Dateien werden automatisch als für Ihre Organisation interne Dokumente in der Bestellung abgelegt.

Sie können im Nachhinein entscheiden, ob diese Unterlagen für den Lieferanten sichtbar sein oder weiterhin als interne Dokumente dienen sollen. Auch im Vorgang „Bedarf“ können Sie nun ein PDF-Dokument mit Ihren eingegebenen Daten, inkl. des LVs generieren, um dieses ggf. außerhalb von FUTURA Engineering teilen zu können.

Sollte Ihre Organisation den Prozess des BANF-Imports in FUTURA Engineering verwenden, können Sie ab der neuen Version schon in der Anfrage eine BANF hinterlegen. Die hinterlegte BANF kann später für die Bestellauslösung genutzt werden. Diese Option ist sinnvoll, wenn Ihr Einkaufs- und Beschaffungsprozess schon bei der Angebots-einholung eine BANF vorsieht.

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In den Anfragetypen „Kostenvoranschlag“ und „Freies Angebot“ ist es nun für den Lieferanten auf dem Deckblatt erkennbar, welche Quellen er für die Angebotserstellung verfügbar hat.

Für den Anfrage- und Angebotsprozess und den Versand der Zugangsdaten werden die automatischen System-Benachrichtigungen ab sofort im HTML-Format versendet. Für Ihr Unternehmen können damit individuell angepasste HTML-Mails, z. B. mit Ihrem Unternehmens-Logo, erstellt werden.

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Auf den Kopfdaten einer Anfrage können Sie neben dem kaufmännischen nun auch den Ansprechpartner für technische Rückfragen optional pflegen. Die Kontaktinformationen des ausgewählten FUTURA Engineering-Users werden in der Einladungs-E-Mail berücksichtigt, sodass der Lieferant diese darin und in der Anfrage online aufrufen kann.

FUTURA Engineering ermöglicht nun Bestellungen, auch ohne BANF aus SAP auszulösen. Das kann in Abhängigkeit von Prüfkriterien eingerichtet werden. So können Sie z. B. Schwellenwerte zu Auftragssummen definieren, die dies aussteuern.

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Eine neue Konfiguration ermöglicht es Bestellungen aus FUTURA Engineering nach SAP als „gemerkte Bestellung“ anzulegen.

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Sie können nun auch festlegen, dass eine Mengenänderung zu bereits beauftragten Leistungen in der Bestellung grundsätzlich nicht möglich ist. Der Standard sieht Mengenmehrungen bzw. -Minderungen von beauftragten Leistungen vor.

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Mit Erstellung der BANF in FUTURA Engineering können Sie nun auch Dokumente nach SAP mitsenden und archivieren. Die Archivierung in SAP kann entweder im Kopf oder auf Positionsebene der angelegten BANF eingerichtet werden.

Im Vorgang „Bedarf“ können Sie nun SAP-Daten, die Sie zu einer Los- bzw. Bestellposition gepflegt haben, auf alle weiteren darin angelegten Los- / Bestellpositionen vererben. Sie haben damit die Möglichkeit, die Pflege der Daten im System zu beschleunigen. Vererben Sie außerdem gesetzte Limitwerte und Kontierungsdaten innerhalb desselben Vorgangs.

Für ein Nachtragsangebot können Sie nun den Status manuell in „beauftragt“ oder auf „angeboten“ setzen. Damit ist innerhalb Ihrer Organisation erkennbar, ob dieses schon in Ihre Bestellung übernommen wurde. Das Nachtragsangebot kann nach wie vor beliebig erneut beauftragt werden. Außerdem sind zwei weitere Felder in der Übersicht zwecks Eindeutigkeit verfügbar: Hier werden nun die vom Lieferanten eingetragene Angebots-Nr. und Bemerkungen angezeigt.

Im Laufe der Version 4.9 werden wir für Sie als Auftraggeber wie auch für Ihre Lieferanten  ein Support Center mit allen Hilfethemen zu FUTURA Engineering online zu Verfügung stellen.

Der Zugriff auf das Support Center für Auftraggeber (geschützter Bereich) erfolgt aus der Anwendung heraus (z. B. dem Cockpit); d. h. diese Inhalte sind für Lieferanten nicht einsehbar. Das Support Center für Lieferanten ist öffentlich zugänglich (u. a. ebenfalls aus der Anwendung heraus aufzurufen) und beinhaltet Kurzanleitungen sowie sonstige Infos zur Angebotserstellung, Bestellabwicklung und Leistungserfassung.

Der 1st-Level-Support steht allen Usern natürlich weiterhin telefonisch zu den bekannten Uhrzeiten oder per E-Mail zur Verfügung.