Release 5.3

In FUTURA Engineering haben Sie nun auch die Möglichkeit in Bestellungen zusätzlich Arbeitszeiterfassungen von Ihren Dienstleistern anzufordern. In der Leistungserfassung kann dieser zu entsprechend eingerichteten Leistungszeilen den genauen Arbeitszeitraum (Datum und Uhrzeit; von/bis) und eine Tätigkeitsbeschreibung erfassen. Zugeschlagen werden hier unter anderem automatisiert Zuschläge für Überstunden, Nacht- und Feiertagsarbeit. Voraussetzung dafür ist, dass vom Lieferanten im Vorfeld unternehmensspezifische Zuschlagstabellen erstellt wurden.

Zur Prüfung werden die vom Lieferanten eingestellten Zeiterfassungen über SAP mit Daten Ihres Zeiterfassungssystem automatisiert abgeglichen und gegenübergestellt.

Um diese Funktion nutzen zu können sind entsprechende Lizenzen und die Einrichtung bzw. Anpassung von Schnittstellen nach SAP erforderlich. Sprechen Sie uns bei Interesse über Ihren Administrator darauf an.

Für den LERF-Prüfprozess können Sie in der neuen Version die Benachrichtigung zu Leistungserfassungen in Ihren persönlichen Daten ein- oder ausschalten. Damit können Benutzer selbst bestimmen, ob Infos zu neuen LERFs, Erinnerungen etc. empfangen werden sollen.

Um diese Option in Ihrem Zugang einzublenden, bedarf es einer zusätzlichen Konfiguration für Ihre Organisation. Der Mailempfang zu LERFs kann ab dann von allen Benutzern in den persönlichen Daten selbst angepasst werden.

Sprechen Sie uns bitte über Ihren Administrator an, falls Sie diese Funktion nutzen möchten.

Anhand einer Einstellung unsererseits, kann ab der neuen Version 5.3 eingerichtet werden, dass die Prüfung der Leistungserfassung zwingend von unterschiedlichen Personen (Prüfern) durchgeführt werden muss. Sie können damit gewährleisten, dass mehrere genutzte Prüfstufen in Ihrem Prüf-Worflow nicht von denselben Personen freigegeben werden können.

Hierfür ist eine zusätzliche Konfiguration nötig. Sprechen Sie uns bitte über Ihren Administrator an, falls Sie diese Restriktion für Ihre Lerf-Prüfstufen nutzen möchten.

Im Logbuch der Bestellung wird als Initiator für die Bestelländerung der eindeutige Benutzername für die Nachvollziehbarkeit protokolliert. Dies wurde für alle Aktivitäten vereinheitlicht.

Im Dialogfenster für die Zuordnung und Prüfung der BANF werden Ihnen nun nach dem Erstellen (BANF-Erstellprozess) oder nach dem Import (BANF-Importprozess) 3 neue Informationen angezeigt. Darin können Sie nun den Initiator (Ersteller oder Benutzer, der den Import durchgeführt hat), das Datum und die Uhrzeit für die Nachvollziehbarkeit entnehmen.

Mit dem Auslösen der Bestellung aus FUTURA Engineering heraus, kann nach Wunsch der Ersteller der Bestellung mit an das SAP-System übergeben werden.

Dies bedarf einer zusätzlichen Konfiguration, die wir für Ihre Organisationseinheit gerne ermöglichen. Geben Sie uns bitte über Ihren Administrator Bescheid.

Im Leistungsverzeichnis einer Preisanfrage konnten Sie bis heute Leistungen aus verfügbaren Kontrakten verwenden. Sollten diese Leistungszeilen Leistungsnummern enthalten und hat der Lieferant mit Ihnen als Auftraggeber einen gültigen Kontrakt darüber abgeschlossen, werden aus diesem die Einheitspreise unveränderlich übernommen. Der Lieferant kann in diesem Fall die Einheitspreise im Angebot nicht ändern. Hierfür verwenden Sie die neue Einstellung “Kontraktpreise des Lieferanten übernehmen” auf den Kopfdaten.

Sollte der Lieferant für Leistungszeilen mit Leistungsnummern keinen Kontrakt besitzen, ist der Einheitspreis im Angebot für ihn veränderbar, vorausgesetzt Sie nutzen nicht zusätzlich die Option “Vorgabepreise”.

Analog zum oberen Punkt und der Anpassung der Funktion “Vorgabepreise” zum Anfragetyp “Preisanfrage”, wirkt sich diese Funktion in Kombination mit der Option “Kontraktpreise des Lieferanten übernehmen“ auch im Anfragetyp “Freies Angebot” aus:

Hier können Sie die festgelegten Einzelpreise aus den gültigen Kontrakten Ihrer Lieferanten als Quelle für die Angebotserstellung beim Lieferanten verwenden lassen. Bei der Angebotserstellung, bei der der Lieferant selbständig das Leistungsverzeichnis aufbereitet, werden bei der Übernahme der Leistungen die festgelegten Einzelpreise als Vorgabepreise angezeigt und können von ihm nicht verändert werden.

Anhand einer Voreinstellung, können wir es für Ihre Organisation ermöglichen, dass das Feld “Anforderer” in der Bestellung in Vorbereitung automatisiert mit dem Auslöser der Bestellung aus der Anfrage befüllt wird (Diese Information ist für die Bestellanlage zwingend erforderlich). Eine manuelle Änderung ist trotz dieser Voreinstellung dennoch weiterhin möglich.

Geben Sie uns bitte über Ihren Administrator Bescheid, sollten Sie diese Voreinstellung für Ihre Organisation nutzen möchten.

In den Einstellungen können Sie in der neuen Version für Ihre Organisation voreinstellen, dass für die Anfragetypen “Freies Angebot” und “Kostenvoranschlag” alle Quellen für das Erstellen des Leistungsverzeichnisses per Voreinstellung angehakt sind.