Release 5.7

Mit dem aktuellen Release wurde die Funktion Preisanteile sowohl für Einkäufer als auch für Lieferanten erweitert. Ziel dieser Weiterentwicklung ist es, dass der Lieferant im Rahmen des Angebotsprozesses Faktoren auf die Vorgabepreise je Preisanteil anwenden kann. Dadurch wird eine flexible Anpassung der Preisstruktur auf Basis individueller Kalkulationsansätze ermöglicht. Im Folgenden sind alle Neuerungen im Detail zusammengefasst:

Übernahme von Vorgabepreisen mit Preisanteilen in Leistungsverzeichnisse

Seit der Version 5.6 besteht die Möglichkeit, im Leistungsverzeichnis (LV) Preisanteile zu verwalten. Neu ist, dass nun auch für Leistungsverzeichnisse mit Vorgabepreisen je Preisanteil unterstützt werden. Um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden – insbesondere der Vorgabe, dass Lieferanten die Vorgabepreise je Preisanteil nicht ändern dürfen, jedoch pro Preisanteil ein einheitlichen Faktor über alle Leistungszeilen hinweg anwenden können, wurde die folgende neue Option für Anfragen eingeführt:

Vorgabepreise mit Preisanteilen und Faktoren sowie Preisabfrage

Die neue Option im Reiter „Kopfdaten“ ermöglicht:

• Die gezielte Anwendung von Faktoren auf festgelegte Vorgabepreise je Preisanteil

• Die sichere Durchführung einer Preisanfrage, ohne dass Lieferanten die vorgegebenen Preisanteile verändern können

• Eine vereinfachte und strukturierte Erfassung der Faktoren pro Preisanteil, die dann automatisch auf alle Leistungszeilen im Angebot angewendet werden

• Ausnahme: Für Leistungszeilen, bei denen der Auftraggeber keine Vorgabepreise im LV vorgibt (z. B. bei Stundenlohnarbeiten), kommt der Faktor nicht zur Anwendung. In diesen Fällen trägt der Lieferant den Einheitspreis (EP) wie gewohnt selbst ein.

Weitere Informationen, entnehmen Sie dem Hilfeartikel:
Vorgabepreise mit Preisanteilen und Faktoren sowie Preisabfrage

Als zusätzliche Erweiterung zum vorangegangenen Punkt, wurde das Stamm-LV erweitert, um hinterlegte Leistungszeilen mit zugeordneten Preisanteilen systematisch zu unterstützen. Damit lassen sich Preisanteilstrukturen nachhaltig pflegen und in Folgeprozesse überführen.

Für diese Version 5.7 wurde das Feld Kurzbeschreibung im Vorgangstypen Anfrage und Bestellung grundlegend überarbeitet und erweitert. Sie können mit dieser Umsetzung eine formatierbare Eingabe der Kurzbeschreibung nutzen, wodurch eine bessere Lesbarkeit und strukturierte Darstellung für Ihre Lieferanten gewährleistet wird. Dies gilt zugleich auch für interne Sachbearbeiter, die Einblick auf Ihre Vorgänge in FUTURA Engineering haben. Der formatierte Text wird in dieser Form in der Einladung den Lieferanten angezeigt.

SAP-Integration
Die Kurzbeschreibung wird wie bisher als reiner Text an SAP übergeben. HTML-Formatierungen werden dabei nicht berücksichtigt.

Mit dieser Erweiterung steht die Funktion zum Ein- und Ausblenden von Spalten sowie zum Speichern individueller Layouts nun auch in den einzelnen Vorgängen zur Bearbeitung von LVs zur Verfügung. Somit können Sie nun in den Vorgängen Bedarf, Anfrage und Bestellung:

• Spalten flexibel ein- und ausblenden

• Benutzerdefinierte Layouts speichern und wiederverwenden

Diese Funktion wurde zudem auch für Lieferanten im Erstellprozess des Angebots ermöglicht, sodass die individuelle Anpassung der Ansicht je nach Arbeitsfokus für beide Seiten eine Arbeitserleichterung darstellt.

Zur besseren Übersicht im Anfrageprozess wurde die Anfrageliste um eine erweiterte Statusdarstellung ergänzt. Die Statusanzeige orientiert sich an der bekannten Logik aus der Anfragenauswertung.

In der Übersicht für die Anfragen wird jetzt der Bearbeitungsstatus pro Lieferant angezeigt. Die folgenden Stati stehen zur Verfügung:

• Ungesichtet: Die Anfrage wurde vom Lieferanten noch nicht geöffnet.

• Gesichtet: Die Anfrage wurde geöffnet, aber es liegt noch keine Reaktion vor.

• Abgelehnt: Der Lieferant hat die Anfrage aktiv abgelehnt.

• Angenommen: Die Teilnahme wurde bestätigt (ein Angebot wird erwartet)

• Angeboten: Der Lieferant hat ein Angebot abgegeben.

Mit diesem Release wird der bisherige Button Prüfprotokoll durch die neue und optimierte Funktion Prüffilter ersetzt. Dadurch wird die Qualitätssicherung von LVs durch automatisierte Prüfkriterien direkt im Arbeitsprozess verbessert und der Arbeitsaufwand verringert.

Der Prüffilter ist für alle Bereiche verfügbar, in denen Sie ein Leistungsverzeichnis erstellen können. Dies betrifft somit folgende Vorgangstypen:

• Bedarf

• Anfrage

• Bestellung

• Nachtragsmanagement zur Bestellung

Funktionsweise des Prüffilters

Durch Klick auf den neuen Button Prüffilter öffnet sich ein Einstellungsfenster, in dem verschiedene Prüfkriterien individuell ausgewählt und kombiniert werden können. Nach Anwendung der Filter werden die Ergebnisse direkt in der LV-Ansicht dargestellt.

Verfügbare Prüfkriterien:

• Kontierung fehlt (bereits bestehend – integriert in das neue Fenster)

• Die Menge einer Leistungszeile ist 0

• Einheitspreis (EP) ist 0

Nach Auswahl und Anwendung der Filterkriterien wird das LV entsprechend gefiltert angezeigt. Für eine bessere Übersicht, nutzen Sie die Funktion Baum ausblenden, um alle betroffenen Leistungszeilen untereinander anzuzeigen.

Als zusätzliche Information wird ab sofort beim Start einer Anfrage automatisch eine Infomail an den jeweils zuständigen kaufmännischen Ansprechpartner und dessen Vertreter versendet. Diese E-Mail enthält eine Übersicht aller Lieferantenunternehmen, inklusive der verwendeten E-Mail-Adressen der Ansprechpartner, die im Rahmen der aktuellen Anfragerunde kontaktiert wurden.

Die Infomail wird bei jedem neuen Starten einer Anfragerunde erneut versendet. Insbesondere auch dann, wenn neue Lieferanten zur Anfrage hinzugefügt wurden.

Die Infomail wird in den folgenden Fällen ausgelöst:

• die erste Veröffentlichung der Anfrage

• der Start einer neuen Angebotsrunde

• das Hinzufügen neuer Lieferanten zu einer laufenden Anfrage

Die Nachrichtenfunktion wurde für Anfragen um die neue Spalte „Bearbeitungsstatus Lieferant“ erweitert. Sie können nun im Dialogfenster für die Auswahl der Lieferanten den aktuellen Bearbeitungsstand des Selbigen einsehen, was die Nachverfolgung und Kommunikation deutlich erleichtert.

Erfassung von Arbeitszeiten über die Leistungserfassung mittels Zeiterfassung

In FUTURA Engineering besteht bereits die Möglichkeit, bei Bestellungen zusätzlich zur Leistungserfassung auch die Erfassung von Arbeitszeiten durch Ihre Dienstleister zu ermöglichen. Diese können in entsprechend konfigurierten Leistungszeilen den konkreten Arbeitszeitraum (inkl. Datum, Uhrzeit sowie von/bis-Zeiten) sowie eine Tätigkeitsbeschreibung dokumentieren.

Zuschläge für Überstunden, Nacht- oder Feiertagsarbeit werden hierbei – basierend auf zuvor vom Lieferanten angelegten, unternehmensspezifischen Zuschlagstabellen – automatisch berechnet. Die vom Lieferanten erfassten Arbeitszeiten werden zur Prüfung automatisiert mit den Daten Ihres SAP-Zeiterfassungssystems abgeglichen.

Neu in Version 5.7: Zeiterfassung auch ohne SAP-Anbindung möglich:

Ab Version 5.7 ist diese Funktion auch dann nutzbar, wenn keine Zeiterfassung in SAP erfolgt – z. B. auf Baustellen oder in kleineren Werken/Dienststellen ohne Kartenlesegeräte für externe Dienstleister. In diesem Fall erfolgt die Zeiterfassung ausschließlich durch den Lieferanten in FUTURA Engineering und wird von Ihnen zur Prüfung und Freigabe herangezogen. Nach Ihrer Freigabe wird wie gewohnt das Leistungserfassungsblatt in SAP erzeugt.

Folgende Weiterentwicklung wurden in der Zeiterfassung durchgeführt:

Erweiterung 1: Erweiterung beim Übernehmen von Leistungen aus Ordering-Bestellungen (SAP)

Bei der Übernahme von Leistungen aus Ordering-Bestellungen (= Bestellung aus SAP) ist es nun möglich, auch Zeiterfassungs-Leistungszeilen (LZs) zu übernehmen. Dadurch wird die durchgängige Dokumentation von Leistungen mit Zeitbezug erleichtert und automatisiert.

Erweiterung 2: Nutzung der Zeiterfassung auch ohne SAP-Zeiterfassungsschnittstelle

Die bestehende SAP-Schnittstelle für den Abruf von Zeiterfassungsdaten kann optional deaktiviert werden. Dies ermöglicht, dass der Lieferant in der Leistungserfassung für Leistungszeilen mit definierten Zeiterfassungseinheiten (z.B. Std, LE) die benötigte Arbeitszeit hinterlegen kann. Auf der Prüferseite erfolgt die Prüfung ohne Zeiterfassung in SAP. Dies ermöglicht die ausschließliche Nutzung des internen Systems für die Zeiterfassung.

Erweiterung 3: Überarbeitung des Prüffensters für Zeiterfassungsdaten

Das Fenster zur Prüfung von Zeiterfassungsdaten wurde umfassend überarbeitet. Die Darstellung wurde optimiert, um eine gezielte Nachverfolgung und Korrektur von Zeiteinträgen zu erleichtern.

Erweiterung 4: Detaillierte Angaben im Zeiterfassungsfenster

Zur besseren Nachvollziehbarkeit im Fenster Zeiterfassung sind nun folgende Informationen angegeben:

• Bestellnummer

• Erfassungsnummer

• OZ-Nummer / externe Leistungsnummer

• Leistungs- oder Materialnummer

Diese Angaben erhöhen die Transparenz und Datenqualität bei der Erfassung und Prüfung zeitbezogener Leistungen.