Release 5.8

Modernisierte Startseite mit direktem Einstieg in Ihre Vorgänge

Die bisherige Startseite Cockpit heißt jetzt Dashboard und wurde umfassend überarbeitet. Sie finden dort nun klar strukturierte Kacheln für Ihre genutzten Vorgangstypen Projekte, Bedarfe, Anfragen, Bestellungen und Leistungserfassungen.

In jeder Kachel werden inkl. des Zeitraums die zuletzt gespeicherten Vorgänge automatisch an oberster Stelle angezeigt und können direkt angeklickt und geöffnet werden. Der jeweilige Status (z. B. „in Vorbereitung“, „laufend“, etc.) wird Ihnen ebenfalls darin angezeigt.

Für Prüfer von Leistungserfassungen ist das neue Dashboard besonders hilfreich, da in der gleichnamigen Kachel unmittelbar die zuletzt durch Lieferanten eingereichten Leistungserfassungen oberster Stelle erscheinen.

Die bekannten Listen, wie „Laufende“ oder „In Vorbereitung” befindlichen Vorgänge“, bleiben weiterhin verfügbar.

Über das ebenfalls neue Zahnrad-Symbol können Sie zudem einstellen, ob alle oder nur Ihre eigenen Vorgänge auf dem Dashboard angezeigt werden und die Anzahl der Vorgänge pro Kachel sichtbar sein sollen.

Das neue Dashboard sorgt damit für einen schnelleren, direkteren Einstieg in Ihre tägliche Arbeit.

GAEB‑Ausführungsbeschreibungen vollständig unterstützt
FUTURA Engineering unterstützt nun Leistungsverzeichnisse mit Ausführungsbeschreibungen gemäß GAEB-XML (z. B. X81, X82, X83, X86) inklusive der Zuordnung „Ausführung gemäß Ausführungsbeschreibung …“. Diese wurden bislang beim GAEB-Import als Hinweistexte interpretiert.

Beim Import werden die Ausführungsbeschreibungsblöcke korrekt erkannt, den zugehörigen Leistungen zugeordnet und beim Anlegen von Kontrakten und Bestellungen vollständig nach SAP übertragen.

Kontraktzeilen aus Excel in die Leistungserfassung importieren
Für bestimmte Kundenanforderungen wurde eine neue Importroutine für Kontraktzeilen aus Excel in der Leistungserfassung (Lerf) umgesetzt. Aufbauend auf der bisherigen Excel‑Importlogik und unter Berücksichtigung vorhandener Konfigurationsparameter (z. B. für bestehende Spezialimporte) können nun Kontrakt‑Leistungszeilen direkt aus einer Exceldatei in die Leistungserfassung übernommen werden.

Die bisherige, kundenspezifische Importlogik bleibt weiterhin funktionsfähig. Die neue Routine erweitert die Möglichkeiten, größere Kontraktstrukturen aus bestehenden Excel‑Listen schnell und sicher in FUTURA Engineering zu übernehmen, ganz ohne manuelle Nacherfassung.

Für diese Funktion ist eine gesonderte Einrichtung für Ihren Mandanten nötig. Falls Sie dies nutzen möchten, geben Sie uns gerne über Ihren Administrator Bescheid.

Einführung der optionalen Spalte „Erstellt von“ in der LERF-Übersicht
Die Übersicht der Leistungserfassungen wurde erweitert: Die Spalte „Erstellt von“ kann nun optional eingeblendet, frei verschoben und im Layout gespeichert werden. Die Spalte erscheint entsprechend auch im Excel-Export. Zusätzlich wurden Überschriften, Spaltenbreiten und Zeilenhöhen im Export verbessert. Die Änderungen gelten für Mandanten- und Lieferantenseite.

GAEB X84 in allen Vorgangstypen nutzbar
Bisher konnten GAEB‑DA‑84‑Dateien (X84) nur in Bestellungen bzw. auf Lieferantenseite genutzt werden. Mit der Version 5.8 steht der Import und Export von X84‑Dateien nun auch in den Vorgangstypen Bedarf und Anfrage zur Verfügung. Damit können z. B. Dienstleister, die mit X82‑Vorlagen arbeiten, EP‑Anpassungen im Bedarf vornehmen und daraus eine X84‑Datei (Preisdatei) erzeugen. Auftraggeber gewinnen so mehr Flexibilität im GAEB‑Austauschprozess, sowohl auf Bedarf‑ als auch auf Anfrageseite.

Leistungsverzeichnisse aus allen Quellen nutzen
Mit der Verwendung von Organisationseinheiten im Unternehmenszugang konnte die Funktion „Leistungen übernehmen“ für die Erstellung und Übernahme von LVs aus Vorgängen und Quellen (z.B. das Stamm-LV) nur für Quellen berücksichtigt werden, die derselben Organisationseinheit zugeordnet waren. Neu ist die Lizenz und Berechtigung „LV aus allen Quellen nutzen“ mit der Sie als Planer Zugriff auf alle aus Ihrem Unternehmen verwendeten Quellen (Bedarf, Anfrage, Bestellung, Kontrakt und Stamm-LV) erhalten.

Wenn Sie diese Lizenz als Berechtigung verwenden und zu einer Rolle zuordnen, können Benutzer Leistungsverzeichnisse aus allen im Mandanten genutzten Quellen per Drag & Drop übernehmen, auch wenn der ursprüngliche Vorgang einer anderen Organisationseinheit zugeordnet ist UND der Benutzer kein generelles Zugriffsrecht auf den Vorgang hat. Der ursprüngliche Vorgang bleibt dabei weiterhin unsichtbar. Lediglich seine LV‑Inhalte stehen als Quelle zur Verfügung. So können insbesondere LV‑Planer deutlich effizienter arbeiten.

Für diese Funktion ist eine gesonderte Lizenz und Berechtigung in den Rollen nötig, die wir für Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen müssen. Falls Sie dies nutzen möchten, geben Sie uns bitte über Ihren Administrator Bescheid. Die Berechtigung steht für alle Vorgangstypen zur Verfügung: Bedarf, Anfrage und Bestellung.

Einheitliche LV‑Suche inklusive Hinweispositionen
Die Suchfunktion über das Fernglas‑Symbol wurde vereinheitlicht und erweitert:

• Die Suche arbeitet jetzt in allen LV‑basierten Bereichen gleich. Dies betrifft die Vorgangstypen Bedarf, Anfrage, Bestellung, Stamm‑LV, Kontrakte, Leistungserfassung

• Hinweispositionen und Ausführungsbeschreibungen werden vollständig mit durchsucht, sowohl im Kurz‑ als auch im Langtext, abhängig von den gewählten Suchoptionen.

• Die Funktion „Alle Leistungen anzeigen“ listet nicht mehr nur Normalpositionen, sondern alle vorhandenen Positionstypen auf, einschließlich Hinweispositionen und Ausführungsbeschreibungen.

Zusätzlich werden Hinweiszeilen, sofern sie im Kontrakt enthalten sind, jetzt auch im Dialog „Leistung übernehmen“ in der Leistungserfassung angezeigt. Damit finden Sie schneller die richtige Position, unabhängig vom Positionstyp.

Spalte „Geprüfte Menge“ für den Prüfer besser erkennbar
In der Leistungserfassung für Prüfer wurde die Darstellung der Spalte „geprüfte Menge“ überarbeitet. Statt eines schmalen gelben Vertikalstrichs wird nun das gesamte Eingabefeld mit gelbem Hintergrund hervorgehoben. Gleichzeitig wurde die Schriftgröße an die übrigen Zellen angepasst. Für Sie als Prüfer ist das relevante Eingabefeld damit sofort erkennbar, ohne dass die Zeile optisch „aus dem Raster fällt“.

Optimiertes Fenster „Leistung übernehmen“ für Lieferanten
Die Leistungserfassung für Lieferanten, insbesondere für Bestellungen mit Kontraktbezug, wurde in mehreren Schritten grundlegend modernisiert:

• Größeres, angepasstes Fenster

• Zweite Tabelle „Übernommene Leistungen“
  -> Neben der oberen Tabelle mit allen Kontrakt‑Leistungszeilen gibt es nun eine untere Tabelle, die die bereits übernommenen Leistungen einblendet.

• Neuer Button „Entfernen“, um direkt im selben Fenster Leistungen zu löschen

• Menge im Nachgang überschreiben, um die Mengen direkt zu korrigieren

• Bewährter “Enter‑Tab-Workflow” bleibt erhalten

• Spezialfall Zeiterfassung
  -> Wenn Sie zusätzlich die Zeiterfassung in der Leistungserfassung nutzen, wird mit der Nutzung einer von Ihrem Unternehmen vordefinierten Zeiteinheit (z. B. „Std.“) diese als solche erkannt und die bisherige Logik bestehen.

Vorbelegung von Texten zur Leistungserfassung
Für Sie als Auftraggeber stehen neue Voreinstellungen zur Verfügung, mit denen Sie die Leistungserfassung für Lieferanten weiter standardisieren können:

• In den administrativen Einstellungen kann im Bereich Methode der Mengeneingabe in der LERF für Ihren Mandanten eine Voreinstellung zur kumulierten Mengeneingabe definieren. Diese steuert, ob im Fenster für die Erstellung der Bestellung die Option „Kumulierte Mengeneingabe in der Leistungserfassung“ standardmäßig gesetzt ist. Die Voreinstellung wirkt nur für neu angelegte Bestellungen. Bestehende Vorgänge bleiben unverändert.

• Im Bereich Voreinstellungen für den Lieferanten kann die Option Bezeichnung der LERF mit Bezeichnung der Bestellposition vorbelegen aktiviert werden. Ist sie gesetzt, wird beim Anlegen einer neuen LERF die Bezeichnung der Bestellung automatisch in das Bezeichnungsfeld der Leistungserfassung beim Lieferanten übernommen (maximal 40 Zeichen entsprechend SAP‑Kurztext). Sie bleibt für ihn editierbar.

Damit reduzieren Sie Tipparbeit, sorgen für einheitliche Bezeichnungen und können die bevorzugte Abrechnungsmethode mandantenweit vorgeben.

Ansicht beim Lieferanten in der LERF:

Weitere Voreinstellungen, wie z. B. standardmäßig die Option Anfrage nicht veröffentlichen können Sie ebenfalls nutzen.

Bestellbestätigungsmail bei Übergabe an SAP
Wenn aus FUTURA Engineering heraus eine gemerkte Bestellung im SAP angelegt wird, bleibt diese im SAP-System zunächst unvollständig und noch nicht endgültig gesichert. Um diesen Schritt transparenter zu machen, kann nun eine Bestellbestätigungsmail ausgelöst werden.

• Wird diese Option verwendet, sendet FUTURA Engineering automatisch eine E‑Mail, sobald der Schnittstellenaufruf erfolgreich war und eine Bestellnummer aus SAP zurückgemeldet wurde.

• Die E‑Mail enthält die Bestellnummer, den Namen der Bestellung, den Bestellwert und den Bearbeiter (der angemeldete Benutzer, der die Bestellung ausgelöst hat). Zusätzlich können Sie wie bei anderen Systemmails Ihre eigenen Standardtexte definieren.

So erhält der Bearbeiter unmittelbar nach der erfolgreichen Übergabe an SAP eine Mail, die er bei Bedarf um weitere Informationen ergänzen und an Folge‑Bearbeiter weiterleiten kann.

Für diese Funktion ist eine gesonderte Einrichtung für Ihren Mandanten nötig. Falls Sie dies nutzen möchten, geben Sie uns gerne über Ihren Administrator Bescheid.

Prüfer übernimmt den gesamten Prozessweg
Wird im Bedarf der Prüfer ausgewählt und zugeordnet, bleibt diese Auswahl nun über die nachfolgenden Prozessschritte erhalten: Beim Überführen des Bedarfs in eine Anfrage und mit der Funktion „Angebot bestellen“ bei der initial gewählte Prüfer in das Fenster übernommen wird und nicht erneut manuell ausgewählt werden. Das sorgt für Klarheit in der Verantwortlichkeit und reduziert Nacharbeiten bei der Bestellungserstellung.

Preisspiegel für große Leistungsverzeichnisse beschleunigt
Beim Laden des Preisspiegels, insbesondere bei sehr umfangreichen Standardleistungsverzeichnissen mit mehreren Leistungszeilen, wurde im Reiter Angebote für Anfrage-Vorgänge bislang direkt eine Speicherroutine angestoßen, die auch nach dem Schließen des Fensters weiterlief. Dies führte zu längeren Wartezeiten.

Mit dem Release 5.8 wurde der technische Ablauf optimiert, sodass Laden und Schließen des Preisspiegels deutlich schneller reagieren und keine lange, unerklärliche Hintergrundverarbeitung mehr spürbar ist. Insbesondere bei sehr großen LVs profitieren Sie von einer deutlich flüssigeren Bedienung.

Für diese Funktion ist eine gesonderte Einrichtung für Ihren Mandanten nötig. Falls Sie dies nutzen möchten, geben Sie uns gerne über Ihren Administrator Bescheid.

Standard‑Zahlungsbedingung und Sachkonto in den persönlichen Voreinstellungen für SAP‑Daten
Unter Ihren persönlichen Daten und dem Registerreiter SAP können Sie nun eine Standard‑Zahlungsbedingung auswählen. Diese Voreinstellung wird bei neuen Vorgängen für das Modul Bedarf automatisch in den SAP‑Kopfdaten vorbelegt und kann dort bei ggf. pro Vorgang überschrieben werden. So werden häufig verwendete Zahlungsbedingungen nicht immer wieder neu ausgewählt, gleichzeitig bleibt die notwendige Flexibilität auf Vorgangsebene erhalten.

Ebenso können Sie ab jetzt ein standardisiertes Sachkonto in den persönlichen SAP‑Daten zu hinterlegen.

Auswertung „Anfragen für x Lieferanten“ mit SAP‑Lief.-Nr.
In der Auswertungsansicht „Anfragen für x Lieferanten“ wurde die Spalte „SAP Lief. Nr.“ integriert. Diese Spalte kennen Administratoren bereits aus der Ansicht „Alle Lieferanten“. Jetzt steht sie auch in der Auswertung zur Verfügung und unterstützt Sie dabei, Anfragen unmittelbar mit den entsprechenden SAP‑Lieferanten zu verknüpfen.

Die neue Spalte lässt sich:

• über die Spaltenkonfiguration ein‑ und ausblenden,

• in der Reihenfolge verschieben (z. B. direkt nach „Lieferant“),

• sowie beim Export nach Microsoft Excel mit ausgeben.

Damit stehen Ihnen für Auswertungen und Nachverfolgung – insbesondere in Mandanten mit alphanumerischen SAP‑Lieferantennummern – konsistente Daten zur Verfügung.

Performanceoptimierung beim Starten von Anfragen mit umfangreichen Leistungsverzeichnissen
Beim Starten großer Anfragen kam es zu langen Ladezeiten, insbesondere bei großen Leistungsverzeichnissen. Als Ziel dieser Optimierung war es eine deutliche Beschleunigung des Startvorgangs zu ermöglichen. Bestimmte Prüfungen, die bei dieser Aktion irrelevant waren, wurden entfernt.

Ergebnis
Durch die Anpassung verkürzt sich die Startzeit großer Anfragen erheblich. Die Verbesserung ist im Faktor deutlich spürbar und führt zu einer stabileren und schnelleren Verarbeitung großer LVs.