BANF in SAP anlegen mit Kontierung

Diese Funktion muss in Ihrer Organisationseinheit konfiguriert sein. Wenn diese Funktion eingerichtet ist, wird die BANF in SAP aus FUTURA Engineering erstellt. Für ein erfolgreiches Anlegen einer BANF in SAP aus FUTURA Engineering heraus, muss die Kontierung ebenfalls in FUTURA Engineering vorgenommen werden. Die manuelle Kontierung kann bei der Bedarfserstellung oder in der Bestellung durchgeführt werden. Die Vorgehensweise der manuellen Kontierung in beiden Belegen finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln.

Varianten

Für das Anlegen einer BANF ist eine von zwei möglichen Varianten in Ihrer Organisationseinheit eingerichtet:

Variante 1 – BANF Erstellung in SAP

ohne Genehmigung:

• Bedarf wird in FUTURA Engineering angelegt und kalkuliert (Erstellung des LV und Pflege der Limits)

• Alle erforderlichen SAP-Daten, die für die SAP-BANF notwendig sind werden gepflegt

• BANF wird in SAP angelegt und die BANF-Nummer erscheint in der BANF-Zuordnung

• Eine Genehmigung ist nicht erforderlich und der Bedarf kann bestellt werden

2. Variante 2 – BANF Erstellung in SAP

mit Genehmigung:

• Vorgehensweise wie in den oben beschriebenen Schritten in Grundprozess Variante 1

• Die BANF/BANF-Positionen müssen in SAP genehmigt werden. So lange bleibt der Status des Bedarfs in „Warten auf Freigabe“

• Nach der Genehmigung kann der Bedarf bestellt werden

Anlegen einer BANF

Um eine BANF aus FUTURA Engineering erstellen zu können, sind folgende Pflichtkriterien zu pflegen:

• Es ist ein Leistungsverzeichnis unter dem Registerreiter „Leistungsverzeichnis“ erstellt und/oder ein Limit gepflegt

• Die Kosten (Auftragswert des LV und/oder Limit) sind vollständig kontiert

• Die Felder Warengruppe, Lieferdatum, Einkaufsorganisation, Buchungskreis, Einkäufergruppe und Werk sind ausgefüllt

Wenn diese Pflichtfelder ausgefüllt sind, dann können Sie oberhalb der Registerreiter mit dem Button “BANF Zuordnung” eine SAP-BANF zum Bedarf erstellen. 

Klicken Sie auf den Button “BANF Zuordnung” und im Anschluss auf das SAP-Icon rechts in der Zeile. Wenn Sie mehrere Bestellpositionen haben (lose), können Sie den übergeordneten Button „BANF erstellen/aktualisieren“ verwenden, der für alle Positionen eine BANF erstellt.

Eine erfolgreich erstellte BANF wird im Fenster angezeigt.

Anforderer und SAP-Lieferantennummer

Bei der Erstellung der BANF aus FUTURA Engineering heraus wird der Benutzername an das SAP-System mitgegeben und als "Anforderer" zur BANF eingetragen. Damit können Sie im SAP-System feststellen, von welchen Mitarbeitern Ihrer Organisation die entsprechende BANF generiert wurde. Diese Information wird bei jeder Erstellung einer BANF berücksichtigt.

Auch die SAP-Lieferantennummern (Kreditorennummern) der entsprechend ausgewählten Lieferanten werden an das SAP-System mit gesendet. Hierbei werden diese in SAP in die Spalte "Wunschlieferant" der BANF eingetragen. Dies wird sowohl im Vorgang "Bedarf" berücksichtigt, bei dem eine individuelle Beauftragung über mehrere Bestellpositionen (Lose im LV) und an unterschiedliche Lieferanten ausgelöst werden kann als auch beim Auslösen einer Bestellung, die nur an einen bestimmten Lieferanten adressiert wird.

Vererbung der Felder bei Verwendung von Losen im LV (Mehrere Bestellpositionen)

Wenn Sie in Ihrem Bedarf Lose verwenden, können Sie für ausgewählte Felder die Daten automatisch in weitere Lospositionen vererben. Sie haben damit die Möglichkeit, die Pflege der Daten im System zu beschleunigen. Vererben Sie außerdem gesetzte Limitwerte und Kontierungsdaten innerhalb desselben Vorgangs.

Klicken Sie hierzu auf den Button mit den zwei Disketten und wählen im Anschluss, welche Felder vererbt werden sollen. Eine individuelle Anpassung ist im Nachhinein noch möglich.

Erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten mehr zu diesem Thema: