BANF in SAP anlegen mit Kontierung

Diese Funktion muss in Ihrer Organisationseinheit konfiguriert sein. Wenn diese Funktion eingerichtet ist, wird die BANF in SAP aus FUTURA Engineering erstellt. Für ein erfolgreiches Anlegen einer BANF in SAP aus FUTURA Engineering heraus, muss die Kontierung ebenfalls in FUTURA Engineering vorgenommen werden. Die manuelle Kontierung kann bei der Bedarfserstellung oder in der Bestellung durchgeführt werden. Die Vorgehensweise der manuellen Kontierung in beiden Belegen finden Sie in den zu diesem Artikel untergeordneten Seiten.

Varianten

Für das Anlegen einer BANF ist eine von zwei möglichen Varianten in Ihrer Organisationseinheit eingerichtet:

Variante 1 – BANF Erstellung in SAP ohne Genehmigung:

• Bedarf wird in FUTURA Engineering angelegt und kalkuliert (Erstellung des LV und Pflege der Limits)

• Alle erforderlichen SAP-Daten, die für die SAP-BANF notwendig sind werden gepflegt

• BANF wird in SAP angelegt und die BANF-Nummer erscheint in der BANF-Zuordnung

• Eine Genehmigung ist nicht erforderlich und der Bedarf kann bestellt werden

Variante 2 – BANF Erstellung in SAP mit Genehmigung:

• Vorgehensweise wie in den oben beschriebenen Schritten in Grundprozess Variante 1

• Die BANF/BANF-Positionen müssen in SAP genehmigt werden. So lange bleibt der Status des Bedarfs in „Warten auf Freigabe“

• Nach der Genehmigung kann der Bedarf bestellt werden

BANF-Text / BANF-Begründungstext eintragen und zur BANF-Erstellung mitgeben

Diese Funktion muss zunächst von FUTURA für Ihre Organisation ermöglicht werden. Sprechen Sie uns nach Bedarf über Ihren Administrator darauf an, wenn Sie dies nutzen möchten.

Für die Erstellung von BANF-Positionen aus FUTURA Engineering heraus, können Texte, die z.B. als Begründung zur Freigabe der BANF-Position in SAP dienen sollen, in die jeweilige BANF-Position geschrieben und zur Erstanlage nach SAP mitgegeben werden. Dies kann sowohl im Bedarf, sowie in Bestellungen durchgeführt werden, die sich zunächst im Status “in Vorbereitung” befinden. In letztem Fall sind zuvor Anfragen vorangegangen, aus denen Angebote für eine Bestellung ausgewählt wurden. Ggf. nachträglich angepasste BANF-Texte, werden mit einem Aktualisieren der BANF ebenfalls an das SAP-System übergeben und die vorherigen Texte dadurch überschrieben.

Um einen BANF-Text einzugeben, öffnen Sie das Fenster für die BANF-Zuordnung:

Wenn die Funktion für Ihr Unternehmen verfügbar ist, Klicken Sie in der Spalte “BANF-Text” auf den Stift-Button. Es öffnet sich ein Editor, in dem Sie einen Text eintragen können.

Anlegen einer BANF

Um eine BANF aus FUTURA Engineering erstellen zu können, sind folgende Pflichtkriterien zu pflegen:

• Es ist ein Leistungsverzeichnis unter dem Registerreiter „Leistungsverzeichnis“ erstellt und/oder ein Limit gepflegt

• Die Kosten (Auftragswert des LV und/oder Limit) sind vollständig kontiert

• Die Felder Warengruppe, Lieferdatum, Einkaufsorganisation, Buchungskreis, Einkäufergruppe und Werk sind ausgefüllt

Wenn diese Pflichtfelder ausgefüllt sind, dann können Sie oberhalb der Registerreiter mit dem Button “BANF Zuordnung” eine SAP-BANF zum Bedarf erstellen. 

Sollte für Ihre Organisation die Option für die Eingabe eines BANF-Texts eingerichtet sein, sehen Sie die zusätzliche Spalte “BANF-Text” im Fenster. Ein eingetragener BANF-Text wird mit dem Erstellen der BANF mit an das SAP-System übergeben und in die für Ihre Organisation eingerichteten BANF-Text-Felder eingetragen. Siehe auch vorherigen Abschnitt BANF-Text / BANF-Begründungstext eintragen und zur BANF-Erstellung mitgeben

Klicken Sie auf den Button “BANF Zuordnung” und im Anschluss auf das SAP-Icon rechts in der Zeile. Wenn Sie mehrere Bestellpositionen haben (lose), können Sie den übergeordneten Button „BANF erstellen/aktualisieren“ verwenden, über den Sie für alle Positionen eine BANF erstellen können.

 Eine erfolgreich erstellte BANF wird im Fenster angezeigt.

Anforderer und SAP-Lieferantennummer

Bei der Erstellung der BANF aus FUTURA Engineering heraus wird der Benutzername an das SAP-System mitgegeben und als "Anforderer" zur BANF eingetragen. Damit können Sie im SAP-System feststellen, von welchen Mitarbeitern Ihrer Organisation die entsprechende BANF generiert wurde. Diese Information wird bei jeder Erstellung einer BANF berücksichtigt.

Auch die SAP-Lieferantennummern (Kreditorennummern) der entsprechend ausgewählten Lieferanten werden an das SAP-System mit gesendet. Hierbei werden diese in SAP in die Spalte "Wunschlieferant" der BANF eingetragen. Dies wird sowohl im Vorgang "Bedarf" berücksichtigt, bei dem eine individuelle Beauftragung über mehrere Bestellpositionen (Lose im LV) und an unterschiedliche Lieferanten ausgelöst werden kann als auch beim Auslösen einer Bestellung, die nur an einen bestimmten Lieferanten adressiert wird.

Vererbung der Felder bei Verwendung von Losen im LV (Mehrere Bestellpositionen)

Wenn Sie in Ihrem Bedarf Lose verwenden, können Sie für ausgewählte Felder die Daten automatisch in weitere Lospositionen vererben. Sie haben damit die Möglichkeit, die Pflege der Daten im System zu beschleunigen. Vererben Sie außerdem gesetzte Limitwerte und Kontierungsdaten innerhalb desselben Vorgangs.

Klicken Sie hierzu auf den Button mit den zwei Disketten und wählen im Anschluss, welche Felder vererbt werden sollen. Eine individuelle Anpassung ist im Nachhinein noch möglich.

Erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten mehr zu diesem Thema: