Zeiterfassung in der Leistungserfassung prüfen
Vorwort
Die Zeiterfassung in FUTURA Engineering ermöglicht die strukturierte Erfassung, Prüfung und Freigabe von Arbeitszeiten direkt innerhalb der Leistungserfassung. Dienstleister erfassen dabei zu entsprechend eingerichteten Leistungszeilen ihre Arbeitszeiten inklusive Datum, Uhrzeit und Tätigkeitsbeschreibung. Abhängig von der Konfiguration können Zuschläge, beispielsweise für Überstunden, Nachtarbeit oder Feiertage, automatisch berechnet werden.
Die erfassten Arbeitszeiten werden anschließend durch den Prüfer kontrolliert und freigegeben. Automatische Prüfungen sowie die direkte Integration in die Leistungserfassung unterstützen dabei eine transparente und effiziente Verarbeitung der Daten. Nach erfolgreicher Freigabe wird die Leistungserfassung an das nachgelagerte System, beispielsweise SAP, übergeben und die weitere Abrechnung ermöglicht.
Wie der Dienstleister die Zeiterfassung auf seiner Seite erstellt, erfahren Sie hier (Weiterleitung zum Support Center für Lieferanten) Zeiterfassung erstellen
Zeiterfassung in der Leistungserfassung prüfen und freigeben
Voraussetzungen
Damit Arbeitszeiten geprüft und freigegeben werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Sie besitzen als Benutzer die Berechtigung „Leistungserfassung prüfen“
Sie sind in dieser Leistungserfassung als Prüfer zugeordnet oder sind aktuell als Vertreter des zugeordneten Prüfers eingerichtet.
Die Bestellung enthält Leistungspositionen für die Zeiterfassung (Mengeneinheiten Std und/oder h).
Der Dienstleister hat die Leistungserfassung vollständig erfasst und an den Prüfer gesendet (Status der “Lerf” = “Prüfung”).
Die erforderlichen Zuschlagstabellen und Tarifvereinbarungen wurden eingerichtet und genehmigt.
Eingang der Leistungserfassung prüfen
Sobald ein Dienstleister eine Leistungserfassung zur Prüfung sendet, erhalten Sie automatisch eine Systembenachrichtigung per E-Mail. Öffnen Sie anschließend die betreffende Bestellung in FUTURA Engineering.
Leistungserfassung öffnen
1. Bestellung öffnen
Öffnen Sie die Bestellung, für die eine Leistungserfassung eingegangen ist. Wechseln Sie anschließend in den Registerreiter Leistungserfassung. Dort sehen Sie die vom Dienstleister erfassten Leistungen und Zeiterfassungen.
2. Leistungszeile auswählen
Wählen Sie die Leistungszeile aus, zu der Arbeitszeiten erfasst wurden. Zeiterfassungen befinden sich üblicherweise auf Leistungspositionen mit den Mengeneinheiten Std (Stunden) und h (hour). Diese Positionen sind speziell für die Erfassung von Arbeitszeiten vorgesehen.
3. Zeiterfassung öffnen
Klicken Sie in der Leistungszeile auf das Zeiterfassungs-Icon (Uhrsymbol). Daraufhin öffnet sich die Übersicht der erfassten Arbeitszeiten. Im Zeiterfassungsfenster stehen Ihnen zusätzliche Informationen zur besseren Nachvollziehbarkeit zur Verfügung:
Bestellnummer
Erfassungsnummer
OZ-Nummer bzw. externe Leistungsnummer
Leistungsnummer oder Materialnummer
Diese Informationen erleichtern die Zuordnung der Zeiterfassung zur jeweiligen Bestellung und Leistungsposition.
Zeiterfassungen prüfen
1. Erfasste Arbeitszeiten kontrollieren
Prüfen Sie die vom Dienstleister eingetragenen Angaben sorgfältig. Achten Sie darauf, dass die Angaben vollständig und nachvollziehbar sind. Kontrollieren Sie insbesondere:
Mitarbeiter-ID bzw. Kartennummer
Name des Mitarbeiters
Datum der Leistungserbringung
Beginn und Ende der Arbeitszeit
Tätigkeitsbeschreibung
2. Arbeitszeiten auf Plausibilität prüfen
Kontrollieren Sie die Zeitangaben auf fachliche und zeitliche Plausibilität. Prüfen Sie beispielsweise:
Ist die Dauer der Arbeitszeit nachvollziehbar?
Stimmen Beginn und Ende der Arbeitszeit?
Wurden die richtigen Leistungspositionen verwendet?
Passt die Tätigkeitsbeschreibung zur ausgeführten Leistung?
Gibt es doppelte oder überschneidende Einträge?
Das System prüft bereits automatisch bestimmte Regeln, darunter:
Pflichtfelder
Zeitlogik
Überschneidungen
Pausenregelungen
3. Zuschläge kontrollieren
Das System ergänzt die Zeiterfassung automatisch um weitere Informationen. Dazu gehören unter anderem:
Anwesenheitszeit
Pausen
Arbeitszeit
Überstundenzuschläge
Nachtzuschläge
Feiertagszuschläge
Abrechnungswerte inklusive Zuschläge
Prüfen Sie insbesondere:
ob Zuschläge korrekt angewendet wurden
ob Feiertage richtig berücksichtigt wurden
ob Überstunden plausibel sind
ob die Abrechnung nachvollziehbar erscheint
4. Abgleich mit Zeiterfassungssystemen prüfen
Falls in Ihrem Unternehmen eine Anbindung an SAP oder ein anderes Zeiterfassungssystem vorhanden ist, können die erfassten Zeiten automatisiert abgeglichen werden.
Kontrollieren Sie mögliche Abweichungen, beispielsweise:
unterschiedliche Arbeitszeiten
fehlende Zeitbuchungen
abweichende Dauer
unplausible Zuschläge
Leistungserfassung freigeben
1. Prüfung abschließen
Wenn alle Angaben korrekt und vollständig sind, schließen Sie die Prüfung ab. Stellen Sie sicher:
alle Zeiten sind plausibel
Zuschläge wurden korrekt berechnet
die Tätigkeitsbeschreibung ist nachvollziehbar
keine offenen Rückfragen bestehen
2. Leistungserfassung freigeben
Geben Sie die Leistungserfassung frei. Nach der Freigabe wird die Leistungserfassung an das jeweilige buchhalterische System Ihres SAP-Systems übergeben. Anschließend kann die Rechnungsstellung erfolgen. Der Dienstleister erhält automatisch eine Systembenachrichtigung über die Freigabe.
Leistungserfassung ablehnen oder zurücksenden
Wenn die Zeiterfassung fehlerhaft oder unvollständig ist, können Sie die Leistungserfassung zurücksenden bzw. ablehnen.
Typische Gründe:
unvollständige Angaben
falsche Zeiten
unplausible Zuschläge
falsche Leistungsposition
fehlende Tätigkeitsbeschreibung
Überschneidungen oder Doppelbuchungen
Der Dienstleister erhält anschließend automatisch eine Information per E-Mail und kann die Leistungserfassung korrigieren und erneut einreichen.
Hinweise für Prüfer
Prüfen Sie Tätigkeitsbeschreibungen immer auf Nachvollziehbarkeit.
Kontrollieren Sie Zuschläge besonders an Sonn- und Feiertagen.
Achten Sie auf ungewöhnlich lange Arbeitszeiten.
Prüfen Sie Überschneidungen bei mehreren Zeiteinträgen.
Stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassung der richtigen Leistungsposition zugeordnet wurde.
Geben Sie Leistungserfassungen erst frei, wenn alle Unstimmigkeiten geklärt sind.
Besonderheiten bei Zuschlägen
Je nach hinterlegter Zuschlagstabelle können Zuschläge unterschiedlich berechnet werden. Es gibt zwei Berechnungsmethoden:
Additiv - Mehrere Zuschläge werden kombiniert.
Beispiel:
Überstunden + Nachtzuschlag
Highest - Es gilt nur der jeweils höchste Zuschlag.
Beispiel:
Sonntag oder Feiertag
Nutzung ohne SAP-Anbindung
Die Zeiterfassung kann auch genutzt werden, wenn keine direkte SAP-Zeiterfassung vorhanden ist. Dies eignet sich beispielsweise für:
Baustellen
kleinere Werke
externe Dienstleister ohne Kartenlesegeräte
In diesem Fall erfolgt die komplette Zeiterfassung ausschließlich in FUTURA Engineering. Die Prüfung und Freigabe erfolgt weiterhin wie gewohnt durch den Prüfer.