Leistungserfassung
Mit FUTURA Engineering kann der Lieferant die erbrachten Leistungen zu einer Bestellung erfassen und an den Prüfer elektronisch übermitteln. Wenn in der Bestellung Bezug auf einen Rahmenvertrag genommen wurde, kann der Lieferant diesen aufrufen und abzurechnende Positionen daraus entnehmen.
Der Prüfer wiederum kann die Leistungen prüfen und freigeben oder ablehnen.
Um eine Leistungserfassung zu öffnen, wählen Sie entweder zuerst die Bestellung aus und wechseln dort auf den Registerreiter Leistungserfassungen oder Sie öffnen die Erfassung über eine der Erfassungslisten. Alle zu prüfenden Erfassungen finden Sie unter „Erfassungen in Prüfung“:
Erfassungen in Prüfung
Wählen Sie die entsprechende Erfassung per Doppelklick oder den Button aus, die Erfassung wird geladen und angezeigt.
Regeln im Prozess der Leistungserfassung (→ “Lerf”)
In Bestellungen mit kumulierter Mengeneingabe
Die Mengen aus vorangegangenen Lerfs müssen zu Folge-Lerfs addiert werden.
Es können beliebig viele Lerfs erzeugt und an den Prüfer übermittelt werden.
Das Anlegen von Freitextzeilen ist bei Bestellungen ohne Limit nicht möglich.
Die Übermittlung der Leistungserfassungen muss in Reihenfolge erfolgen. Die erfassten Mengen einer Lerf bauen auf vorangegangene Leistungserfassungen auf.
Es können nur Leistungserfassungen bearbeitet werden, die im Status „in Arbeit“ oder „Abgelehnt“ sind.
Wenn eine Lerf den Status “Prüfung” hat, befindet sich diese beim Prüfer. Weitere Lerfs können derweil erstellt, jedoch solange nicht an den Prüfer versendet werden, bis die aktuellste Lerf in Prüfung freigegeben wurde.
Eine Lerf kann erst an den Prüfer übermittelt werden, wenn alle vorangegangenen Lerfs freigegeben wurden bzw. sich keine in der Reihenfolge darunter liegenden Leistungserfassungen im Status “in Arbeit” oder “Abgelehnt” befinden (Anhaltspunkt für die Reihenfolge → Spalte “Laufende Nr.”).
Die Freigabe einer Schlusserfassung durch den Prüfer kann erst erfolgen, wenn alle vorangegangenen Lerfs freigegeben wurden bzw. sich keine Leistungserfassungen im Status “in Arbeit” oder “Abgelehnt” befinden.
Nach erfolgreicher Freigabe einer Schlusserfassung durch den Prüfer, können keine weiteren Leistungserfassungen erzeugt werden. Die Bestellung wechselt dann in den Status „Abgeschlossen“.
Die Freigabe einer Schlusserfassung mit vom Prüfer korrigierten Mengen (Reduzierung oder Erhöhung) führt automatisch zur Generierung einer Lerf mit dem Status “Abgelehnt”. In dieser Lerf werden die korrigierten Mengen zur Klärung für den Lieferanten / Dienstleister dargestellt. Die Bestellung wechselt damit nicht in den Status “Abgeschlossen”.
In Bestellungen mit unkumulierter Mengeneingabe
Zu jeder neu erstellten Lerf müssen die Mengen neu eingegeben werden.
Es können beliebig viele Leistungserfassungen erzeugt und an den Prüfer übermittelt werden.
Das Anlegen von Freitextzeilen ist bei Bestellungen ohne Limit nicht möglich.
Die Übermittlung der Leistungserfassungen kann in einer beliebigen Reihenfolge erfolgen.
Es können nur Leistungserfassungen bearbeitet werden, die im Status „in Arbeit“ oder „abgelehnt“ sind.
Grundsätzlich können immer neue Leistungserfassungen erstellt und an den Prüfer übermittelt werden. Dies gilt auch für Lerfs mit dem Status “Prüfung”, die sich derweil beim Prüfer befinden.
Die Freigabe einer Schlusserfassung durch den Prüfer kann erst erfolgen, wenn zuvor alle übermittelten Teilerfassungen freigegeben wurden bzw. sich keine Leistungserfassungen im Status “in Arbeit” oder “Abgelehnt” befinden.
Nach erfolgreicher Freigabe einer Schlusserfassung durch den Prüfer, können keine weiteren Leistungserfassungen erzeugt werden. Die Bestellung wechselt dann in den Status „Abgeschlossen“.
Die Freigabe einer Schlusserfassung mit vom Prüfer korrigierten Mengen (Reduzierung oder Erhöhung) führt automatisch zur Generierung einer Lerf mit dem Status “Abgelehnt”. In dieser Lerf werden die korrigierten Mengen zur Klärung für den Lieferanten / Dienstleister dargestellt. Die Bestellung wechselt damit nicht in den Status “Abgeschlossen”.
Option „kumulierte Mengeneingabe“:
Sollte die Bestellung ihren Ursprung aus FUTURA Engineering haben, kann die Option „kumulierte Mengeneingabe“ genutzt werden. Diese Option wird bereits bei der Bestellanlage FUTURA Engineering gesetzt und hat zur Folge, dass der Lieferant seine Aufmaße kumuliert erfassen muss. Das bedeutet, dass er neu erbrachte Leistungen zu den bisher abgerechneten, bereits freigegebenen Mengen addieren muss. Im Abschnitt „Allgemein“ unter der Registerkarte „Kopfdaten“ können Sie sehen, ob die Option „Kumulierte Mengeneingabe“ gesetzt ist.
Option kumulierte Mengeneingabe
Die Option wirkt sich auch auf die Bearbeitung von Leistungserfassungen aus, es gelten folgende zusätzlichen Rahmenbedingungen:
Es kann immer nur eine Erfassung an den Auftraggeber übermittelt werden. Die Übermittlung einer neuen Erfassung ist erst möglich, wenn die vorherige Erfassung freigegeben wurde. Ansonsten ist der Button „An den Prüfer senden“ gesperrt.
Die Reihenfolge der Erfassungen (laufende Nr.) ist bei der Übermittlung einzuhalten.
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