Anfragetypen und ihre Eigenschaften

Um eine Anfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie eine beliebige Anfrageliste. Klicken Sie auf den Button “Neu”. Ein leeres Formular wird geöffnet.

1. Sie können zwischen unterschiedlichen Anfragetypen wählen:

• Preisanfrage

• Kontraktanfrage

• Kostenvoranschlag

• Freies Angebot

3. Alle Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und speichern Sie die Anfrage mit dem Speichern-Button. Die Anfrage wird im System angelegt. Sie erhält gemäß Ihrem eingestellten Nummernkreis eine Anfragenummer oder das Feld für die Anfragenummer bleibt leer, falls Ihr Unternehmen ohne automatisch Generierung der Anfragenummer arbeitet. In diesen Fällen soll i.d.R. eine von Ihrem Unternehmen internen Referenznummer manuell eingetragen werden.

Ggf. arbeitet Ihr Unternehmen zusätzlich mit Organisationseinheiten. Das sind i.d.R. Buchungskreise. Dieses wird ebenfalls als Pflichtfeld deklariert.

Preisanfrage

Standard-Anfragetyp → die Preisanfrage ist eine klassische Ausschreibung basierend auf einem Leistungsverzeichnis. Die Anfrage kann an mehrere Lieferanten gesendet werden. Das Leistungsverzeichnis kann aus beliebigen Quellen übernommen, manuell erstellt oder importiert werden.

Wie Sie eine Anfrage erstellen und darin navigieren, erfahren Sie hier:

Anfrage anlegen / Aufbau einer Anfrage

Kontraktanfrage

Die Kontraktanfrage wird an einen bestimmten Kontraktor (=Lieferant mit Rahmenvertrag) gerichtet, Leistungen sollten primär Kontraktleistungen sein, die im Kontrakt verhandelten Preise werden in die Anfrage übernommen und dem Lieferant als Vorgabepreise angezeigt. Der Lieferant hat die Möglichkeit, in seinem Angebot einen prozentualen Rabatt oder Zuschlag auf Kopfebene zu geben.

In der Kontraktanfrage gelten folgende Abweichungen zur Preisanfrage:

1. Es kann nur 1 Lieferant ausgewählt werden. Ist bereits ein Lieferant zugeordnet, so kann kein weiterer ausgewählt werden.

2. Der Kontraktbezug muss bei Kontraktzeilen erhalten bleiben. Die Änderung von Kontraktzeilen in der Anfrage ist dann nur eingeschränkt möglich, der Auftraggeber darf nur die Menge ändern können.

3. Die folgenden Optionen auf dem Deckblatt sind aktiviert und sind nicht änderbar:

4. Der Kontraktbezug muss bei Kontraktzeilen erhalten bleiben. Die Änderung von Kontraktzeilen in der Anfrage ist dann nur eingeschränkt möglich.

Der Lieferant bekommt die Preise aus der Anfrage als Vorgabepreise angezeigt und kann diese nicht ändern. Er kann lediglich einen Rabatt oder Zuschlag auf Kopfebene festlegen.

Kostenvoranschlag

Eine Anfrage des Typs Kostenvoranschlag“ wird an einen bestimmten Lieferanten/Auftragnehmer gerichtet. Anders als bei Preisanfragen und Kontraktanfragen, bei denen das Leistungsverzeichnis vorgegeben ist, erstellt der Lieferant hierbei eigenständig das Leistungsverzeichnis. Welche Quellen dazu verfügbar sind, können Sie vorab festlegen. Die verfügbaren Quellen sind:

• LV-Import (GAEB/Excel)

• Freitext

• Kontrakt

In einer Anfrage des Typs „Kostenvoranschlag“ gelten folgende Abweichungen zur Preisanfrage:

• Es kann nur ein Lieferant ausgewählt werden

• Ist bereits ein Lieferant zugeordnet, so kann kein weiterer ausgewählt werden

• In diesem Fall ist der Auftragnehmer der LV-Ersteller

• Das Angebot kann nur mit Angaben von Mengeneinheiten abgegeben werden (Menge 0 nicht möglich)

Freies Angebot

Dieser Anfragetyp, der auf einer Preisanfrage und einem Kostenvoranschlag basiert, ermöglicht Ihnen eine Anfrage zu erstellen, in der die Lieferanten anhand Ihrer vorgegebenen Quellen für das Erstellen des Angebots zugreifen können.

Es stehen die folgenden Quellen zur Verfügung:

• LV-Import per GAEB und Excel

• Erstellung von Freitextzeilen

• Kontrakte

• Bestellungen

Außerdem können Sie bei diesem Anfragetyp optional ein Leistungsverzeichnis mitgeben, so wie es bei der klassischen Preisanfrage der Fall ist. Die Lieferanten haben dann zusätzlich und optional Zugriff darauf und können das Angebot darauf aufbauend und als zusätzliche Quelle erstellen. Bei diesem Anfragetyp können Sie eine beliebige Anzahl von Lieferanten teilnehmen lassen.

Bei der Angebotserstellung, werden dem Lieferanten die verfügbaren Quellen wie folgt angezeigt: