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Freigabe mit Abweichung bei einer Schlusserfassung

Achtung:

Der hier beschriebene Workflow ist nur für den Fall gedacht, dass Lieferant und Prüfer sich nicht einigen können. Die Möglichkeit des Ablehnens durch den Prüfer steht weiterhin zur Verfügung und sollte auch bevorzugt werden.

Eine Leistungserfassung wird mit dem entsprechenden Häkchen in „Enderfassungsblatt“ innerhalb der Leistungserfassung gekennzeichnet. Sie wird auch in der Vorgangsliste für Leistungserfassungen angezeigt und als solche gekennzeichnet. Eine Leistungserfassung kann nur vom Lieferanten als Enderfassungsblatt gekennzeichnet werden.

Falls Sie eine Schlusserfassung mit abweichenden Mengen (geprüft und ungeprüfte Mengen ungleich) freigeben, dann wird die Schlusserfassung in zwei Teilerfassungen gesplittet.

Die 1. Teilerfassung beinhaltet alle Leistungszeilen mit den von Ihnen erfassten geprüften Mengen, also den Leistungen die unstrittig sind. Diese Erfassung wird an SAP übermittelt und freigegeben. Das SE-Kennzeichen wird bei der Freigabe entfernt und es wird kein Enderfassungskennzeichen nach SAP übermittelt.

 (Hinweis: ist die Option „Prüfer darf Menge erhöhen“ unter Administration/Einstellungen gesetzt, kann der Prüfer gegebenenfalls die ungeprüften Mengen des Lieferanten auch nach oben korrigieren. Sonst gilt der Grundsatz, dass im Falle einer Korrektur durch den Prüfer die ungeprüfte Menge nur gekürzt werden kann.)

Die 2. Teilerfassung beinhaltet alle strittigen Leistungszeilen, d.h. diejenigen bei denen die geprüften Mengen von denen des Lieferanten abweichen. Die Menge ist in diesem Fall die Differenz aus ungeprüft und geprüft. Diese LERF erhält den Status „Abgelehnt“ und wird an den Lieferanten zurückgesendet.

Beispiel:

LZ 0010, Leistungsschalter, Dauerstrom 400 A

Menge des Lieferanten = 15 Stk.

Menge des Prüfers        = 12 Stk.         

 

daraus folgt bei Freigabe der Schlusserfassung:

 

  1. Teilerfassung → Menge = 12 Stk. wird freigegeben und in SAP verbucht

  2. Teilerfassung → Menge = 3 Stk. ist strittig und wird an den Lieferanten in Form der 2. Teilerfassung zurückgesendet, Die Erfassung steht dann im Status "in Überarbeitung".

 

Der Lieferant wird über die Tatsache, dass nur Teilleistungen der übermittelten Schlusserfassung freigegeben wurden per Systemmail informiert:

           

 

Der Lieferant kann nun die 2. Erfassung wie im normalen Prozess überarbeiten (Mengen ändern, neue Leistungen hinzufügen) und erneut an den Prüfer senden, entweder als Teilerfassung oder als Schlusserfassung.

Wird nachträglich festgestellt, dass es keine weiteren Erfassungsblätter zu der Bestellung gibt, so müssen Sie:

  • in SAP das Enderfassungskennzeichen (EKZ) manuell setzen

  • in FUTURA die Bestellung als „abgeschlossen“ markieren

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