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Angebot bestellen

Angebot bestellen OHNE SAP-Anbindung:

Arbeitet Ihre Organisationseinheit in FUTURA ohne SAP-Anbindung und nutzen Sie somit nur den Anfrage-/Angebotsprozess, so können Sie im Registerreiter „Angebote“ einer Anfrage die Vergabe / Beauftragung im System protokollieren, indem Sie auf den Button “Angebot bestellen” klicken.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema hier:

Vergabe / Beauftragung des Angebots / Auftrags-LV als PDF generieren

Angebot bestellen MIT SAP-Anbindung:

Um ein Angebot zu bestellen, markieren Sie in der Angebotsliste der Anfrage das gewünschte Angebot und klicken Sie auf den Button „Angebot bestellen“:

Angebot auswählen und bestellen

 

Voraussetzung:

  • Die Anfrage muss beendet sein (Status „beendet“).

  • Das Bestellen ist nur mit dem entsprechenden Recht „Angebot bestellen“ möglich.

 

Wichtige Information:

Bei Preisspiegelöffnung wird das verhandelte Angebot aus dem Preisspiegel bestellt. Bitte beachten Sie, dass jegliche Anpassungen des Angebots-LVs im Preisspiegel (à betrifft die Spalten EP, Nachlass, verwendet) in die Bestellung übernommen werden.

Es gelten folgende Bedingungen:

  • Nur verwendete Leistungen werden in das Bestell-LV übernommen. Im Preisspiegel betrifft dies alle Leistungszeilen, in denen in der Spalte "Verwendet" ein „x“ gesetzt ist oder nachträglich gesetzt wurde (z.B. bei Bedarfspositionen, die per Default kein „x“ gesetzt haben).

  • Normalzeilen, Grundzeilen, Alternativzeilen und Bedarfszeilen mit EP = 0 werden nicht in das Bestell-LV übernommen

  • Grundzeilen, Alternativzeilen und Bedarfszeilen werden im Bestell-LV in Normalzeilen umgewandelt.

 

Beim Bestellen eines Angebots aus einer Anfrage wird, anders als bei einer Bestellung aus einem Bedarf heraus, die BANF-Zuordnung/Generierung in die Bestellung verlagert. Es erfolgt daher keine automatische Übertragung nach SAP. Die Bestellung erhält zunächst den Status "in Vorbereitung" und wird als Beleg ohne Bestellnummer angelegt. Im Status "in Vorbereitung" kann die Bestellung inhaltlich angepasst werden, z.B. können Kopfdaten, SAP-Daten, Anlagen und das LV geändert werden. Je nach Konfiguration in Ihrer Organisationseinheit, erfolgt nach Finalisierung der Bestellung der Import der BANF bzw. das Erstellen der BANF aus bzw. in SAP.

 

Mit Klick auf den Button „Angebot bestellen“ öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie die Bestellung vervollständigen können:

 

Dialogfenster „Angebot bestellen“

Folgende Informationen werden Ihnen angezeigt:

Feld

Beschreibung

Bezeichnung

Anzeige der Bezeichnung der Anfrage à kann geändert bzw. ergänzt werden

Kurzbeschreibung

Anzeige der Kurzbeschreibung aus der Anfrage à kann geändert bzw. ergänzt werden

Belegart (Vorgangsart)

Belegart für die Datenverarbeitung zw. Ihrem SAP-System und FUTURA (wird automatisch ausgefüllt)

Prüfer

Auswahl des Prüfers, der in der Bestellung die Leistungserfassungen prüfen soll. Der Prüfer wird dann über neue Leistungserfassungen informiert

Einstellungen (Option 1)

„Kumulierte Mengeneingabe in der Leistungserfassung“: Auswahl, ob eine kumulierte Mengeneingabe in der Leistungserfassung erfolgen soll

Einstellungen (Option 2)

„Nicht verwendete Leistungen in die Bestellung übernehmen“: Auswahl, ob alle Leistungszeilen aus dem Preisspiegel (ohne „x“ in Spalte „Verwendet“) in die Bestellung übernommen werden sollen

Bestellwert

= Summe verhandelt des zu beauftragenden Angebots

Auftragnehmer

Anzeige des zu beauftragenden Unternehmen

Ansprechpartner des Auftragnehmers

Auswahl des Lieferanten-Ansprechpartners, der die Bestellung erhalten soll. Der Ansprechpartner wird per E-Mail über die neue Bestellung informiert.

Starttermin / Endtermin

Start- und Endtermin des Auftrags bzw. des Liefertermins

Name 1

Lieferadresse

Name 2

Lieferadresse

Straße

Lieferadresse

PLZ

Lieferadresse

Ort

Lieferadresse

Anlagen

Hier können Sie Dokumente hochladen und der Bestellung beifügen. Die Anlagen stehen dem Lieferanten zur Verfügung.

 

 

 

Bitte ergänzen Sie alle erforderlichen Informationen im Dialogfenster. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern (*) markiert. Mit Klick auf den Button „Bestellen“, werden folgende Aktionen durchgeführt:

  1. Die Bestellung wird in FUTURA angelegt

  2. Die Bestellung wird ohne Bestellnummer angelegt und erhält den Status „in Vorbereitung“

  3. Die Bestellung ist in der Gesamtübersicht oder unter Bestellungen „in Vorbereitung“ aufrufbar

 

Sofern der Bestellvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie eine entsprechende Meldung angezeigt. Die Anfrage ändert den Status in „abgeschlossen“; das bestellte Angebot wird als solches in der Angebotsliste markiert (siehe Status-Symbol), die Bestell-Nr. wird angezeigt:

 

 

Beauftragtes Angebot in der Anfrage

Erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten mehr zu diesem Thema:

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