Vorwort
Mit der Funktion Projektzuordnung ändern können Sie bereits bestehende Bedarfe, Anfragen, Bestellungen und dessen Leistungserfassungen nachträglich einem anderen Projekt zuordnen. Alternativ können Sie den bestehenden Projektbezug vollständig entfernen, sodass der Vorgang keinem Projekt mehr zugeordnet ist.
Die Funktion unterstützt Sie dabei, flexibel auf Änderungen im Projektverlauf zu reagieren. So können Sie Vorgänge auch dann noch korrekt einem Projekt zuordnen, wenn sich die ursprüngliche Zuordnung im Nachhinein als falsch herausstellt oder sich die organisatorischen Rahmenbedingungen geändert haben.
Beispiel
Ein Bedarf wurde ursprünglich dem Projekt „Neubau Verwaltungsgebäude“ zugeordnet.
Im weiteren Projektverlauf stellen Sie fest, dass die Beschaffung tatsächlich dem Projekt „Modernisierung Standort Nord“ zugeordnet werden muss.
Durch die Änderung der Projektzuordnung wird nicht nur der Bedarf, sondern auch die daraus entstandene Anfrage, Bestellung und gegebenenfalls die zugehörige Leistungserfassung automatisch in das neue Projekt verschoben.
Wird eine Projektzuordnung geändert, betrifft dies nicht nur den ausgewählten Vorgang, sondern immer die gesamte zugehörige Belegkette.
Hinweis:
Die Änderung der Projektzuordnung hat keinen Einfluss auf bereits vorhandene Kontierungen oder andere bestehende Vorgangsdaten.
Die gesamte Belegkette bleibt unverändert erhalten. Es wird ausschließlich der Projektbezug angepasst oder entfernt.
Die Auswahl möglicher Zielprojekte ist nicht auf bestimmte Organisationseinheiten beschränkt. Wenn Sie über die erforderliche Berechtigung verfügen, können Sie Vorgänge jedem verfügbaren Projekt zuordnen oder den Projektbezug entfernen, sofern dies durch die Einstellungen Ihrer Organisationseinheit zugelassen ist.
Voraussetzungen
Damit Sie die Projektzuordnung ändern können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Funktion muss in Ihren Mandanteneinstellungen aktiviert sein. Zusätzlich benötigen Sie in mindestens einer Ihren zugeordneten Rollen die Berechtigung „Ändern“ für den Vorgang Projekt.
Ist die Option „Projektangabe ist ein Pflichtfeld bei Anlage von Belegen (Bedarf, Anfrage)“ aktiviert, muss jedem Vorgang immer ein Projekt zugeordnet sein. In diesem Fall können Sie lediglich ein anderes Projekt auswählen.
Ist diese Pflichtfeld-Einstellung nicht aktiviert, können Sie die Projektzuordnung vollständig entfernen und den Vorgang auf „Ohne Projektbezug“ setzen.
Hinweis:
Wenn Ihnen die Funktion Projektzuordnung ändern nicht angezeigt wird, prüfen Sie bitte, ob die Funktion in den Mandanteneinstellungen aktiviert wurde und ob Ihnen die Berechtigung „Ändern“ für den Vorgang Projekt zugewiesen ist. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie Projektzuordnungen nachträglich ändern oder entfernen.
An welchen Stellen können Sie die Projektzuordnung ändern?
Die Funktion steht Ihnen sowohl innerhalb eines Projekts als auch direkt in den Vorgängen zur Verfügung.
Änderung innerhalb eines Projekts
Öffnen Sie das gewünschte Projekt und wechseln Sie in eine der folgenden Registerkarten:
-
Bedarf
-
Anfrage
-
Bestellung
Dort finden Sie die Funktion Projektzuordnung ändern.
Nachdem Sie einen Vorgang ausgewählt haben, können Sie dessen Projektzuordnung anpassen.
Wenn Sie die Funktion Projektzuordnung ändern aufrufen, öffnet sich ein Dialogfenster zur Auswahl eines neuen Projekts. Wählen Sie das gewünschte Zielprojekt aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Anschließend wird die Projektzuordnung des ausgewählten Vorgangs aktualisiert. Gleichzeitig werden alle verknüpften Vorgänge derselben Belegkette automatisch in das neue Projekt übernommen.
Änderung direkt im Vorgang
Alternativ können Sie die Projektzuordnung direkt innerhalb eines Vorgangs ändern. Diese Möglichkeit steht Ihnen in den Kopfdaten der Vorgangstypen Bedarf und Anfrage zur Verfügung. Die Funktion arbeitet dabei identisch zur Änderung innerhalb eines Projekts.
Nachfolgend anhand des Beispiels in der Anfrage:
So entfernen Sie einen Projektbezug
Wenn die Projektangabe in Ihrem System kein Pflichtfeld ist, steht Ihnen im Auswahlfeld zusätzlich die Option „Ohne Projektbezug“ zur Verfügung.
Wählen Sie diese Option aus, um die bestehende Projektzuordnung vollständig zu entfernen.
Der Vorgang sowie alle zugehörigen Belege der Belegkette bleiben weiterhin erhalten, besitzen anschließend jedoch keinen Bezug mehr zu einem konkreten Projekt.
Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass eine Beschaffung nicht projektbezogen durchgeführt werden sollte oder einem allgemeinen Bedarf zugeordnet werden muss.
Auswirkungen auf die Belegkette
Die Projektzuordnung wird immer für die gesamte Belegkette geändert.
Wenn Sie einen Vorgang einem anderen Projekt zuordnen, werden automatisch auch alle verknüpften Folgebelege diesem Projekt zugeordnet.
Wenn Sie den Projektbezug entfernen, wird dieser ebenfalls aus allen verknüpften Vorgängen der Belegkette entfernt.
Abhängig vom Prozess können beispielsweise folgende Vorgänge gemeinsam betroffen sein:
-
Bedarf
-
Anfrage
-
Bestellung
-
Leistungserfassung
Was passiert mit bereits vererbten Anlagen?
Bereits vererbte Anlagen bleiben bei einer Änderung der Projektzuordnung unverändert bestehen.
Wenn Sie einen bestehenden Vorgang nachträglich einem anderen Projekt zuordnen, werden die Anlagen des neuen Projekts nicht rückwirkend in die bereits vorhandenen Vorgänge übernommen.
Dieses Verhalten dient der Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit. Es soll verhindert werden, dass nachträglich Dokumente in bestehende Vorgänge gelangen, die zum Zeitpunkt der ursprünglichen Bearbeitung noch nicht Bestandteil des Projekts waren.
Für neu angelegte Vorgänge innerhalb des Zielprojekts gilt weiterhin die bekannte Vererbungslogik. Neue Bedarfe, Anfragen oder Bestellungen übernehmen die Projektanlagen automatisch wie gewohnt.