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Registerreiter Anlagen im Bedarf

Auf dem Reiter „Anlagen“ können Sie Dateien, z.B. Pläne, Beschreibungen, Anforderungskataloge, welche für die Bearbeitung relevant sind, hochladen und dem Beleg zuordnen.

 

Anlagen hinzufügen:

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Anfrage und wechseln Sie auf den Reiter Anlagen.

  • Klicken Sie auf den Button  Datei hochladen.

  • Klicken Sie auf den Button „Auswählen“ und suchen Sie das Dokument aus, das Sie hochladen möchten. Möchten Sie mehrere Dokumente hochladen, so markieren Sie diese im Windows Explorer.

 

Mit Hilfe des Buttons „Übertragen“ werden die ausgewählten Dateien hochgeladen und in der Liste angezeigt.

 

Dateien nach dem Upload

Anlage entfernen

Markieren sie eine Datei in der Liste und klicken Sie auf den „X“-Button zum Löschen. Die Datei wird aus der Anfrage entfernt.

 

Anlage löschen

Dokumente als “intern” kennzeichnen

Sie können Anlagen auch als interne Dokumente deklarieren. Diese sind dann nur innerhalb Ihrer Einkaufsorganisation auf Auftraggeberseite sichtbar. Anlagen, die nicht als „internes Dokument“ gekennzeichnet werden, werden erst nach Start oder Freigabe des jeweiligen Vorgangs dem Lieferanten angezeigt.

 

Option „internes Dokument“ beim Upload

Abb.: Registerreiter Anlagen, Spaltenoption „intern“

Dokumente als archivpflichtig kennzeichnen

Sollte Ihre Organisationseinheit mit SAP-Anbindung arbeiten und ist für Ihren Prozess die Archivierung von Dokumenten eingerichtet, dann können Sie diese zusätzlich nach SAP übertragen. Hierfür ist es erforderlich, dass Dokumentarten in SAP eingerichtet und analog in FUTURA gepflegt sind. Die Dokumentarten sind bei der Übertragung die für SAP nötige Identifizierung, damit die hinterlegten Dokumente im entsprechenden Beleg (BANF, Anfrage, Bestellung) zugeordnet und archiviert werden.

 

Nachdem Sie ein Dokument ausgewählt haben, wählen Sie die entsprechende Dokumentart aus dem Auswahlfenster aus und setzen ein Häkchen bei „in SAP archivieren“.

 

Dokument als archivpflichtig für SAP kennzeichnen

Alle Dateien gleichzeitig herunterladen

Mit dem Button „Dateien herunterladen“, können Sie alle vorhandenen Anlagen im Registerreiter gleichzeitig und als Zip-Datei herunterladen.

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