Auswertung: Bestellung und Leistungserfassung

Mit der Auswertungsansicht Bestellung und Leistungserfassung können Sie die folgenden Daten auswerten:

• Auswertung von Bestellungen und die dazugehörigen Leistungserfassungen

• Übersichtliche Darstellung von kaufmännische Kennzahlen der Bestellung (geplant, ungeplant, gesamt), des Kontrakts (Kontraktnummer und Kontraktsumme) und den aktuellen Stand von Leistungserfassungen (ungeprüft und freigegeben)

• Auflistung von Bestellungen aus FUTURA Engineering und SAP-Orderingbestellungen

• Filterung nach einzelnen oder mehreren Lieferanten

• Filterung aller Bestellungen für einen ausgewählten Lieferanten und dem gewünschten Kontrakt sowie der Ermittlung der Differenz zwischen Kontraktsumme und „LERF Kontrakt freigegeben“ (= Obligo des Kontrakts)

• Ermittlung der Leistungszeilen aus den zugehörigen Leistungserfassungen differenziert für die folgenden Bereiche:

  • geplant (Leistungszeilen aus Bestellungen aus FUTURA Engineering sowie aus SAP)

  • aus Kontrakt (Leistungszeilen, die der Lieferant in der Leistungserfassung aus dem Kontrakt übernommen hat)

  • aus Freitext (Leistungszeilen, die der Lieferant in der Leistungserfassung als Freitext erfasst hat)

Auswertung öffnen

Öffnen Sie den Bereich Auswertungen unter Administration und wählen Sie die Auswertung Bestellung / LERF aus.

Bestelldatum eingrenzen

Über den Filter Bestelldatum können Sie den auszuwertenden Zeitraum festlegen. Hierzu können Sie ein von-Datum, ein bis-Datum oder beide Werte angeben.

Lieferanten auswählen

Im Filter Lieferanten können Sie die Auswertung auf einen oder mehrere Lieferanten einschränken. Ohne Auswahl werden die Bestellungen aller Lieferanten berücksichtigt.

Kontrakt auswählen

Optional können Sie die Auswertung zusätzlich auf einen einzelnen Kontrakt eingrenzen.

Wenn genau ein Lieferant ausgewählt wurde, stehen die zugehörigen Kontrakte im Klapplistenfeld zur Auswahl bereit. Alternativ kann eine Kontraktnummer direkt eingegeben werden. Es kann immer nur ein Kontrakt ausgewählt werden.

Bei einer Auswertung mit Kontrakt werden nur Bestellungen berücksichtigt, denen ausschließlich dieser Kontrakt zugeordnet ist.

Wird ein Lieferant mit einem konkreten Kontrakt ausgewählt, so werden standardmäßig die Spalten Kontrakte, Kontraktsumme und Lieferant ausgeblendet. Bei Bedarf können Sie diese genannten Spalte optional einblenden.

Auswertung mit ausgewähltem Lieferanten und Kontrakt

Kontraktauswertung

Nach Auswahl eines Lieferanten und des gewünschten Kontrakts werden alle Bestellungen angezeigt, die diesem Lieferanten und dem ausgewählten Kontrakt zugeordnet sind.

Zusätzlich wird der Summenwert aller freigegebenen Leistungserfassungen dieser Bestellungen ermittelt, bei denen der Lieferant Kontrakt-Leistungszeilen aus dem ausgewählten Kontrakt in die Leistungserfassung übernommen hat. Auf dieser Grundlage wird das Delta zwischen der Kontraktsumme und der ermittelten Summe der freigegebenen Kontrakt-Leistungserfassungen berechnet.

Zur besseren Übersicht werden im oberen Bereich die Kontraktsumme des ausgewählten Kontrakts sowie das Delta aus der Kontraktsumme und dem Wert „LERF Kontrakt freigegeben“ angezeigt.

Differenzierte Herkunft der Daten in der Leistungserfassung

Zur Ermittlung der abgerechneten Leistungszeilen aller Leistungserfassungen der dargestellten Bestellungen werden die Leistungszeilen der zugehörigen Leistungserfassungen den folgenden Bereichen zugeordnet:

• Geplant: Leistungszeilen aus Bestellungen aus FUTURA Engineering sowie aus SAP.

• Aus Kontrakt: Leistungszeilen, die der Lieferant in der Leistungserfassung aus dem Kontrakt übernommen hat.

• Aus Freitext: Leistungszeilen, die der Lieferant in der Leistungserfassung als Freitext erfasst hat.

Gesamtsumme

Die Auflistung der Auswertung kann sich über mehrere Seiten erstrecken. Auf der letzten Seite der Auswertung wird eine Summenbildung durchgeführt. In der Zeile Gesamtsumme werden die Summen aller kaufmännischen Kennzahlen über die angezeigten Zeilen hinweg gebildet.

Auswertung starten

Klicken Sie auf Auswerten, um die Auswertung mit den geänderten Filtern zu starten.

Die Ergebnisliste enthält unter anderem Informationen zu Bestellungen, der Herkunft (aus FUTURA Engineering oder aus SAP), Lieferanten, Kontrakten, Bestellwerten, ungeprüften und freigegebenen Leistungserfassungen.

Stornierte Bestellungen

Bei stornierten Bestellungen wird in den Spalten „Wert geplant“, „Wert ungeplant“ und „Gesamt“ kein Bestellwert angezeigt.
In der Excel-Ausgabe werden die entsprechenden Zellen stattdessen mit einer grauen Hintergrundfarbe hinterlegt, um stornierte Bestellungen optisch hervorzuheben und eindeutig zu kennzeichnen.

Übererfüllungen in der Leistungserfassung

Sofern in den Spalten „Delta Gesamt – LERF ungeprüft“ oder „Delta Gesamt – LERF geprüft“ ein negativer Wert berechnet wird, wird die entsprechende Zelle in der Auswertungsansicht mit einer orangen Hintergrundfarbe hervorgehoben. Die Hervorhebung dient der schnellen visuellen Identifikation kritischer Werte.

Beim Export der Auswertung nach Excel wird die orange Hintergrundfarbe übernommen, sodass die Hervorhebung auch in der Excel-Datei erhalten bleibt.

Bestellung direkt öffnen

Durch einen Doppelklick auf eine Zeile öffnen Sie die zugehörige Bestellung direkt aus der Auswertung heraus. Nach dem Schließen der Bestellung gelangen Sie wieder zur zuvor geöffneten Auswertung.

Ergebnisse prüfen und anpassen

Die Auswertung bietet verschiedene Möglichkeiten zur Analyse und Anpassung der Darstellung:

• Filtern und Sortieren über die Tabellenköpfe

• Automatische Summenbildung für kaufmännische Werte

• Ein- und Ausblenden von Spalten (über den Spaltenkopf)

• Verschieben von Spalten (über den Spaltenkopf)

• Speichern und Zurücksetzen individueller Layouts

• Negative Delta-Werte werden zur besseren Übersicht farblich hervorgehoben.

Ergebnis nach Excel exportieren

Die angezeigten Daten können direkt nach Excel exportiert werden. Der Export enthält die gesetzten Filter, das Auswertungsdatum, die dargestellten Werte sowie die relevanten Formatierungen und Hervorhebungen aus der Auswertung.

Beim Excel-Export werden die aktuell gesetzten übergeordneten Filter mit ausgegeben. Dadurch ist auch nach dem Export nachvollziehbar, auf welcher Datengrundlage die Auswertung erstellt wurde.

Folgende Filterinformationen werden oberhalb im exportierten Excel-Report angezeigt:

• Lieferant(en)

• Kontrakt (falls ausgewählt)

• Kontraktsumme (sofern Lieferant und Kontrakt ausgewählt)

• Delta Kontraktsumme - LERF Kontrakt geprüft (sofern Lieferant und Kontrakt ausgewählt)

• Bestelldatum (ab/bis)

• Auswertungsdatum