Release 5.9

Vereinfachter Einstieg in neue Projekte, Bedarfe und Anfragen

Das Dashboard wurde funktional erweitert. Sie können nun direkt aus den jeweiligen Kacheln neue Projekte, Bedarfe oder Anfragen anlegen. Die Rechteprüfung entspricht dabei der bekannten Logik aus den jeweiligen Listenansichten, sodass keine zusätzlichen Konfigurationen notwendig sind.

Erweiterte Steuerung der Projektzuordnung für Bedarfe, Anfragen und Bestellungen
Mit dieser Version wird eine zentrale funktionale Lücke im Umgang mit Projektzuordnungen geschlossen. Bisher war es nicht möglich, einmal gesetzte Projektbezüge von Belegen nachträglich zu verändern oder vollständig zu entfernen. Dies führte insbesondere in dynamischen Projektverläufen zu erheblichen Einschränkungen in der operativen Arbeit.

Anwender mit entsprechender Berechtigung („Ändern“ im Vorgang Projekt) können nun:

• Vorgänge inklusive ihrer gesamten Belegkette einem anderen Projekt zuordnen

• Projektzuordnungen vollständig entfernen

Die neue Funktion Änderung der Projektzuordnung ermöglichen können Sie in den Einstellungen mit der entsprechenden Berechtigung für Ihre Organisationseinheit einrichten.

Die Funktion steht sowohl direkt im Projektkontext (über einen neuen Button in den Registerkarten Bedarf, Anfrage und Bestellung) als auch innerhalb der Vorgänge selbst (Bedarf und Anfrage) zur Verfügung. Ein Dialog unterstützt die Auswahl eines neuen Projekts oder die Entfernung der Zuordnung. Sollte Ihre Organisationseinheit zusätzlich ohne die Option Projektangabe ist ein Pflichtfeld… arbeiten, können Sie Projekte auch vollständig aus Projekten entfernen und hierfür die Option “Ohne Projektbezug” aus der Auswahlliste auswählen.

Bestehende Abhängigkeiten wie bereits vererbte Anlagen bleiben unverändert bestehen.

Neue Auswertung für Bestellungen und Leistungserfassungen
Mit Version 5.9 wurde die neue Auswertung Bestellung / LERF eingeführt. Sie ermöglicht eine zentrale Auswertung von Bestellungen, Kontrakten und Leistungserfassungen und schafft damit eine transparente Übersicht über Bestellvolumen, bereits erfasste Leistungen sowie den aktuellen Abrechnungsstand. Zusätzlich kann die Auswertung in Kombination von einzelnen oder mehreren Lieferantenunternehmen genutzt werden.

Die Auswertung unterstützt sowohl Bestellungen aus FUTURA Engineering, als auch SAP-Bestellungen (Start in SAP) und stellt die relevanten kaufmännischen Kennzahlen in einer gemeinsamen Ansicht bereit. Neben Bestell- und Lieferantendaten werden auch Kontraktinformationen, geplante und ungeplante Bestellwerte sowie ungeprüfte und geprüfte Mengen aus Leistungserfassungen ausgewiesen. Zusätzlich werden verschiedene Delta-Werte berechnet, um Abweichungen zwischen Bestellwerten, Kontraktvolumen und bereits erfassten Leistungen schnell erkennen zu können.

Zur gezielten Analyse stehen Filter für Bestelldatum, Lieferanten und Kontrakte zur Verfügung. Die Auswertung kann nach den verfügbaren Spalten gefiltert und sortiert werden und bietet Summenzeilen für alle relevanten kaufmännischen Werte. Darüber hinaus können Spalten individuell angepasst, Layouts gespeichert sowie die Ergebnisse direkt nach Excel exportiert werden.

Mit der neuen Auswertung erhalten Einkauf- und Projektverantwortliche eine leistungsfähige Möglichkeit, Bestellungen und Leistungserfassungen übergreifend auszuwerten und den aktuellen Status von Kontrakten und Abrechnungen jederzeit nachvollziehen zu können.

Für diese Funktion ist eine gesonderte Lizenz und Berechtigung in den Rollen nötig, die wir für Ihr Unternehmen kostenpflichtig zur Verfügung stellen können. Falls Sie dies nutzen möchten, geben Sie uns bitte über Ihren Administrator Bescheid.

Direkte Anpassung des Abgabetermins ohne Arbeitskopie
Für laufende Anfragen steht nun eine neue Funktion zur direkten Anpassung des Abgabetermins zur Verfügung. Bisher war hierfür eine Arbeitskopie notwendig, was insbesondere bei großen Leistungsverzeichnissen zu unnötigen Verzögerungen führte.

Die neue Lösung integriert einen Button direkt in die Anfrage, der ausschließlich im Status „Laufend“ sichtbar ist. Über ein Dialogfenster kann ein neuer Termin inklusive Uhrzeit gesetzt werden.

Die Funktion umfasst:

• Validierung des Datums (nur zukünftige Termine zulässig)

• Automatischen Versand einer Systemmail

• Protokollierung der Änderung im Systemlog

Damit wird eine schnelle und transparente Anpassung von Fristen ermöglicht.

Verarbeitung externer Standardleistungspositionen

Das System unterstützt nun die Verarbeitung von StLK-Nummern in Leistungsverzeichnissen. Diese werden häufig in extern erstellten GAEB-Dateien verwendet. Durch die Integration dieser Informationen können entsprechende Positionen korrekt abgebildet und weiterverarbeitet werden, was insbesondere für förderrelevante Projekte von entscheidender Bedeutung ist.

Strukturierter und direkter Vergleich von Einheitspreisen und Gesamtpreisen

Im Preisspiegel steht ein neues Excel-Layout zur Verfügung, das den direkten Vergleich von Angeboten deutlich verbessert.

Der Fokus des neuen Layouts liegt auf der klaren Gegenüberstellung der Einheitspreise (EP) und Gesamtpreise (GP) aller Angebote. Die Darstellung wurde übersichtlich aufgebaut und visuell unterstützt, sodass relevante Informationen schneller erfasst und bewertet werden können.

Der Export dieses Layouts steht wie gewohnt sowohl mit als auch ohne Formeln zur Verfügung und kann direkt aus dem System heraus genutzt werden.

Anzeige und Übernahme des Mittelpreises von LV-Elementen aus Stamm-LV

Wenn Ihre Organisationseinheit die Preisdatenbank nutzt, wird ab sofort der Mittelpreis auch im Fenster „Leistungen übernehmen“ angezeigt. Dadurch können Planer des Leistungsverzeichnisses die verfügbaren Preise einfacher vergleichen und gezielt für die LV-Erstellung auswählen.

Bei der Übernahme von LV-Elementen per Drag & Drop aus dem Stamm-LV, wird eine zusätzliche Spalte „Mittelpreis“ im LV angezeigt. Planer können dann über das vorhandene Auswahlfeld weiterhin festlegen, welcher Preis in das Leistungsverzeichnis übernommen werden soll:

• Einheitspreis (EP)

• Mittelpreis 

Da beide Werte nun direkt sichtbar sind, wird die Auswahl für Sie deutlich transparenter. Zusätzlich wird der Mittelpreis nun auch direkt in der Listenansicht des Stamm-LVs dargestellt.

Für diese Funktion ist eine gesonderte Lizenz und Berechtigung in den Rollen nötig, die wir für Ihr Unternehmen kostenpflichtig zur Verfügung stellen können. Falls Sie dies nutzen möchten, geben Sie uns bitte über Ihren Administrator Bescheid.

Effizientere Bearbeitung großer Leistungserfassungen durch selektierte Massenkontierung

Die Kontierungsfunktion in der Leistungserfassung wurde erweitert. Während bisher nur eine Kontierung auf Titel- oder Positionsebene möglich war, können nun gezielt einzelne Leistungszeilen selektiert und gemeinsam kontiert werden.

Über Checkboxen im Grid lassen sich mehrere Leistungszeilen auswählen. Die Kontierung wird anschließend einmal definiert und automatisch auf alle selektierten Zeilen übertragen.

Wichtige Eigenschaften der neuen Funktion:

• Kontierung erfolgt ausschließlich prozentual

• Bestehende Kontierungen werden ohne zusätzliche Warnung überschrieben

• Bei großen Datenmengen (über 50 Leistungszeilen) unterstützt ein Dialog die Auswahl zwischen sichtbaren und allen Zeilen

Diese Erweiterung ermöglicht eine erhebliche Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung umfangreicher Leistungserfassungen.

Mehr Platz für relevante Inhalte durch kompaktere Darstellung

Die Benutzeroberfläche der Leistungserfassung wurde hinsichtlich Ergonomie und Bedienbarkeit überarbeitet. Der bisher sehr platzintensive Kopfbereich wurde reduziert und strukturell optimiert.

Durch eine horizontale Anordnung der Felder sowie zusammenklappbare Bereiche steht nun deutlich mehr Platz für das Leistungsverzeichnis zur Verfügung.

Diese Anpassung verbessert die Übersichtlichkeit und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.

Transparenz über gemeinsame Firmenlogins ohne Offenlegung technischer Daten

Aufgrund einer Datenschutzbestimmung wurden bislang registrierte Ansprechpartner in Ihrer Lieferantenverwaltung zunächst nicht ihrem Unternehmen zugeordnet oder für andere Ansprechpartner sichtbar gemacht. Hintergrund ist, dass es sich bei den Registrierungsdaten um personenbezogene Daten handelt, die nicht ohne Weiteres offengelegt werden dürfen.

Um Ihnen dennoch mehr Transparenz über organisatorische Zusammenhänge zu bieten, wurde eine neue Organisationskennung eingeführt. Diese ermöglicht es, Ansprechpartner mit demselben Firmenlogin visuell zu gruppieren, ohne dabei technische Login- oder Personendaten sichtbar zu machen.

Die Kennung ist anonymisiert, eindeutig und stabil. Dadurch können Zugehörigkeiten zu einer Organisation schneller erkannt werden, während gleichzeitig die datenschutzrechtlichen Anforderungen gewahrt bleiben.

Die Funktion unterstützt Sie dabei, Zusammenhänge zwischen Ansprechpartnern schneller zu erkennen und die Lieferantenverwaltung übersichtlicher zu gestalten. Dabei erkennt das System bestehende Registrierungen automatisch. Wenn Sie neue Ansprechpartner anhand ihrer E-Mail-Adresse anlegen, wird angezeigt, ob diese bereits einer Organisation zugeordnet sind oder noch keiner Organisation angehören.

Für diese Funktion ist eine gesonderte Lizenz und Berechtigung in den Rollen nötig, die wir für Ihr Unternehmen kostenpflichtig zur Verfügung stellen können. Falls Sie dies nutzen möchten, geben Sie uns bitte über Ihren Administrator Bescheid.

Reduktion von Ladezeiten bei mehreren tausend Leistungszeilen

Das Starten von Anfragen mit sehr großen Leistungsverzeichnissen wurde signifikant optimiert. In der bisherigen Umsetzung führten redundante Prüfungen zu unnötigen Verzögerungen.

Durch die Entfernung dieser Prüfungen konnte die Performance verbessert werden.

Diese Optimierung wirkt sich insbesondere bei großen Projekten mit mehreren tausend Leistungszeilen positiv aus und verbessert die Benutzererfahrung deutlich.

Deutliche Reduktion von Ladezeiten bei großen Kontrakten

Der Versand von Leistungserfassungen wurde insbesondere für große Kontrakt-Leistungsverzeichnisse optimiert. Zuvor führte das Laden aller Kontraktdaten zu spürbaren Verzögerungen.

Durch gezielte Optimierungen erscheint der Versanddialog nun nahezu sofort, unabhängig von der Größe des zugrunde liegenden Kontrakts.

In Tests zur Qualitätssicherung konnten Ladezeiten von bis zu 17 Sekunden auf unter 1 Sekunde reduziert werden. Dies verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit des Systems erheblich und sorgt für einen flüssigeren Arbeitsablauf.

Behebung von fehlerhaftem Dialogverhalten

Der Excel-Export für Bedarfe und Anfragen wurde umfassend überarbeitet. In der Vergangenheit kam es bei großen Leistungsverzeichnissen zu extrem langen Laufzeiten sowie zu UI-Problemen.

Durch Optimierungen im Exportprozess konnten die Laufzeiten deutlich reduziert werden. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass das Dialogfenster nach Abschluss des Exports korrekt geschlossen wird.

Diese Anpassungen sorgen für eine stabilere und verlässlichere Nutzung der Exportfunktion.

Erweiterte LERF-Reports für mehr Transparenz

Mit Version 5.9 wurden die LERF-Reports erweitert, damit Ihnen wichtige Positionsinformationen noch komfortabler zur Verfügung stehen. Die Information Leist./Mat.-Nr. ist ab sofort sowohl im Excel- als auch im PDF-Report verfügbar und sorgt damit für eine einheitliche Darstellung zwischen Lerf-Übersicht und Reportausgabe.

Highlights

• Flexible Einblendung der Spalte „Leist./Mat.-Nr.“ im Excel-Report

• Standardmäßige Anzeige der Spalte im PDF-Report

• Optimiertes Layout für eine bessere Lesbarkeit

• Konsistente und vollständige Darstellung aller relevanten Informationen

Die bestehende Spalte Ext. Leist.-Nr. bleibt weiterhin unverändert verfügbar.

Übernahme von Vorgaben und Einstellungen beim Kopieren

Beim Kopieren einer Anfrage können Sie jetzt auch die Vorgaben und Einstellungen der ursprünglichen Anfrage übernehmen. Dafür steht im Kopierdialog eine neue, standardmäßig aktivierte Option zur Verfügung. So werden auch wichtige Konfigurationen auf dem Deckblatt in die Kopie übernommen.

Unterstützung von bis zu 20.000 Leistungszeilen

Ein kritisches Problem beim Öffnen von Preisspiegeln mit sehr großen Datenmengen wurde behoben. In bestimmten Szenarien führte dies zu langen Ladezeiten und letztlich zu einem Systemfehler. Die Verarbeitung großer Datenmengen wurde stabilisiert, sodass auch umfangreiche Preisspiegel zuverlässig geöffnet werden können.

Verbesserte Nachvollziehbarkeit von Bestellherkünften

In der Übersicht der Leistungserfassungen wurde eine zusätzliche Spalte eingeführt, die den Ersteller der zugehörigen Bestellung anzeigt. Diese Information verbessert insbesondere in kundenspezifischen Szenarien die Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da relevante Referenzen direkt sichtbar sind.

Verbesserter Excel-Export in der Leistungserfassung

Der Excel-Export in der Leistungserfassung wurde überarbeitet und erzeugt Reports nun im XLSX-Format. Dadurch lassen sich exportierte Dateien ohne Warnmeldung in Excel öffnen. Zusätzlich wurde die Darstellung des Exports optimiert, um eine konsistente Ausgabe mit den übrigen Excel-Exporten im System sicherzustellen.

Analyse und Vorbereitung weiterer Optimierungsschritte

Im Bereich der Anfrage wurden zusätzliche Analysearbeiten für große Leistungsverzeichnisse durchgeführt. Ziel ist es, zukünftige Performanceoptimierungen gezielt vorzubereiten.

Diese Maßnahmen bilden die Grundlage für weitere Verbesserungen in kommenden Versionen.